Muchas empresas quieren elegir un GMAO óptimo pero tienen dudas de que características debería tener el software elegido.Por ello, hemos decidido que sería interesante realizar una serie de entradas para ver como una empresa elige, o al menos debería elegir, el mejor software GMAO por sus condiciones.

Lo mejor siempre suele ser comenzar por el principio y este Post se centrará en definir que es un GMAO y cuales son las principales características comunes.

Definición simple de GMAO

Un software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador o CMMS en sus siglas en inglés es un programa que permite controlar y analizar todo el proceso de gestión del mantenimiento (Órdenes de trabajo,Gestión de Activos, Planes de mantenimiento,Histórico) de una empresa o empresas. Los operarios reportan sus trabajos y con esto podrías ver que trabajos se han llevado a cabo en una máquina, quien lo ha realizado, los repuestos que se han utilizado..También puedes programar tareas y automatizar estos procesos.

Características principales comunes de un Software GMAO

Si ya conocías la definición y quieres saber más en detalle que es un GMAO, la mayoría de los programas de mantenimiento tienen las siguientes características comunes:

Gestión de Activos

• La gestión de Activos permite tratar todo lo relacionado con la máquina como pueden ser:
  • Datos generales del activo. Por ejemplo número de serie, tipo de máquina, fabricante etc.
  • Trabajos de activo planificados. Listado de los trabajos que si se cumplen ciertas condiciones generarán una orden de trabajo sobre la máquina. Lo veremos más detalladamente en el próximo apartado.
  • Repuestos que utiliza.
  • Contadores de la máquina como horas de funcionamiento o temperatura del motor. Esto permitirá generar planes de mantenimiento preventivo y predictivo de forma automática.
  • Documentación. Manuales, Fotos del activo y cualquier otro documento que se desee añadir.
  • Órdenes de trabajo pendientes. Aquí se mostrarían todas las órdenes de trabajo pendientes de realizar tanto de mantenimiento planificado como del mantenimiento correctivo
  • Histórico de mantenimiento. Se podrán ver todos los mantenimientos que se han realizado sobre la máquina y se han reportado en el GMAO

Planes de mantenimiento

• Un software GMAO permite configurar el Plan de mantenimiento, normalmente sobre un activo, para que genere órdenes de trabajo en caso de que se cumplan ciertas condiciones.
• En un programa de mantenimiento se deben planificar los trabajos periódicos. Esto permitirá ahorrar mucho tiempo ya que definiendo los parámetros correctamente se pueden automatizar las tareas y no tener que estar pendiente de cuando se debe realizar el siguiente trabajo. Si utilizamos los mantenimientos predictivos se podrán programar también ciertas revisiones antes de que la máquina se averíe, lo que supondrá un ahorro de mucho dinero a largo plazo.
• Datos configurables:
  • Datos generales . Clasificación del trabajo, tareas a realizar, descripción de la tarea, máquina sobre la que se realiza etc
  • Elegir el disparador o frecuencia del trabajo que puede ser periódico(Cada 2 meses ), por contador(cuando la máquina alcance la temperatura de 200º), o por disparador(se va a hacer una parada de una zona de la planta y se quieren realizar una serie de trabajos en ese momento)
  • Documentos necesarios
  • Tipo de personal que debe realizar la tarea.
  • Materiales a utilizar

Ordenes de trabajo

• Una orden de trabajo u OT en un software de Mantenimiento es toda tarea que debe de ser realizada. En ella es donde el operario deberá reportar las acciones que se hagan . Generalmente las órdenes de trabajo en un GMAO se realizan sobre una máquina pero no siempre es así. Este reporte generará un histórico que permitirá controlar y clasificar las acciones.
• Pueden ser tanto de mantenimientos planificados como de mantenimientos correctivos
• La OT suele contener estados . El flujo de trabajo en algunos GMAO es fijo y en otros completamente configurable. Por ejemplo Generado->Emitido->Asignado->Completado. Lo óptimo es que estos flujos se adapten lo mejor posible a los procesos de la empresa.
• Permiten asociar los costes de mantenimiento
• Información para que vea el operario y que se puede reportar en la OT:
  • Datos generales . Clasificación del trabajo, tareas a realizar, descripción de la tarea, máquina sobre la que se realiza etc.
  • Stock a utilizar o necesario
  • Documentos informativos o reportados.
  • Empleados y horas (Internos o externos) que han realizado o que deben realizar la tarea.

Módulo Stock

Casi todos los software de GMAO contienen un módulo de Stock que permiten la gestión de inventario. Con modulo de repuestos podrás:

• Datos básicos del repuesto. Como Fabricante, nombre o codificación.
• Gestionar y controlar la ubicación , cantidad y precio de repuestos.
• Realizar inventarios.
• Entradas y salidas de Stock y relacionarlo con trabajos y compras.
• Ver un log con las transacciones de inventarios.
• Llevar un control del stock máximo y mínimo que se quiere para que el programa avise si en algún momento se sobrepasan esos límites. Se pueden configurar para que cuando un repuesto llega al mínimo lance una orden de compra si el GMAO tiene el módulo .
• Traspaso repuestos entre instalaciones.
• Información de proveedores.

Modulo de Compras

Al igual que ocurre con el módulo de Stock la mayoría de programas GMAO contienen un módulo de compras y con ellos podrás gestionar todo el ciclo de compras solicitando repuestos y servicios a los proveedores. Las características principales son:

• Creación de requisiciones de compras.
• Enviar cotizaciones a los proovedores y compararlas.
• Creación de documentos de compra y recibir material
• Obtención de albaranes y facturas.

Dashboard

Muchos programas de mantenimiento tienen una ventana principal desde la que es posible crear alertas personalizadas para cada usuario y de esta forma tener la información necesaria de ese perfil en un único vistazo incluyendo las notificaciones

Informes

Nada de esto tendría sentido si después el software de mantenimiento no permite obtener información sobre todos los datos que se han registrado.

Algunos de estos GMAO permiten informes más personalizados y otras tienen informes pre configurados. Todo estos asuntos los abordaremos en una entrada específica para ello.

Aplicaciones Móviles GMAO

En los tiempos que corren, nuestro día a día se ha adaptado cada vez con mayor intensidad a las nuevas tecnologías y generalmente ya no sabemos vivir sin ellas. Los software GMAO no son una excepción y algunos de ellos han conseguido migrar las operativas de los programas a las aplicaciones móviles. De esta forma se ha logrado simplificar muchas de las tareas que conlleva un GMAO.

Por ejemplo un técnico ya no necesitará acceder a un ordenador para reportar un trabajo. Si no que podrá hacerlo en el mismo lugar donde está . Esto sumado a todas las posibilidades adicionales que dan las nuevas tecnologías (geoposiciónamiento , codigos qr para identificación de ots, fichajes, cronómetros..) implican un peso muy importante a lo que se debería tener en cuenta a la hora de elegir un GMAO.

Debido a la novedad de estas herramientas, hay muchísima variedad de aplicaciones móviles GMAO . Si quieres más información sobre este asunto hemos escrito una entrada en el Blog dedicada a las aplicaciones móviles GMAO puedes acceder pinchando en el enlace.

Módulos adicionales GMAO

Ciertos CMMS en el mercado no se limitan únicamente a lo que se ha entendido de forma clásica como GMAO si no que se pueden añadir módulos adicionales que lejos de estar aislados con el resto del sistema también se comunican entre ellos pudiendo tener en una única herramienta gran parte de los procesos del negocio. Otras empresas en cambio tienen ya sus propios sistemas y prefieren realizar interfaces o conectores con ellos. Algunos de estos módulos son:

Módulo de calidad

• Gestiona los manuales de calidad y seguridad.
• Órdenes de trabajo.
• Gestión de no conformidades
• Control de auditorias.
• Análisis de riesgos

Módulo de personal.

• Gestión del personal de la empresa

Si te ha gustado el artículo seguiremos publicando más entradas del blog sobre estos temas y actualizaremos esta entrada para que tengas la información más accesible con enlaces. Y cualquier duda que tengas puedes contactar con nosotros en los comentarios o en: