La gestión de las compras es una de las partes más importantes de un sistema de gestión de mantenimiento. Debe ser un módulo completo que cubra todo el ciclo desde la petición de material hasta la recepción de las facturas de los suministradores. Como cada empresa tiene sus procedimientos, es necesario que el flujo de compras de un GMAO se pueda modificar, añadiendo las autorizaciones, niveles y condicionamientos que se necesiten en cada caso.
Funcionalidad Mínima del Flujo de Compras de un GMAO
Un buen GMAO debe de tener herramientas que permitan realizar las siguientes operaciones:
- Crear pedidos de material, tanto a los operarios de mantenimiento como a los compradores de la empresa.
- Agrupar pedidos de material de distintos usuarios
- Hacer cotizaciones a suministradores
- Automatizar el envío y recepción de las cotizaciones de proveedores
- Comparar las cotizaciones por línea tanto en precio como en plazo de entrega
- Partir cotizaciones en varios pedidos de compra
- Convertir cotizaciones o pedidos de material en órdenes de compra
- Recibir órdenes de compra
- Verificar la calidad del material recibido
- Distribuir el material de trabajo a otros centros de trabajo o departamento
- Recepcionar y registrar las facturas relacionadas con cada pedido
1.- Pedidos de Material
El Software GMAO debe permitir crear solicitudes de material manuales y automáticas. Los pedidos automáticos deben basarse en criterios que permitan evitar rupturas de stock y tener un gran inmovilizado, como son el stock mínimo o máximo, el nivel de petición pre-configurado, etc. Independientemente de si los pedidos se han generado automática o manualmente, deben poder agruparse en pedidos de material mayores por suministrador, de forma que se reduzcan las peticiones enviadas y no se realicen pedidos duplicados.
Cuando los pedidos de material son aprobados pueden ser convertidos directamente en pedidos de compras, en el caso de pedidos a suministradores únicos o acuerdos globales de compra. También puede ser necesario sondear el mercado para encontrar el mejor precio de cada línea del pedido.
2.- Cotizaciones
Si un pedido de material no tiene proveedor preferente, es necesario poder enviar peticiones de cotización a tantos suministradores como estimemos oportuno. en este caso es necesario tener una herramienta como que automatice:
- El envío de las líneas del pedido de compra, los comentarios a tener en cuenta y cualquier información relevante a cada un de los suministradores elegidos.
- Que Permita a cada suministrador revise la información, rellene los precios, los plazos de entrega y los descuentos de cada línea e inserte los comentarios o dudas necesarios.
- Que inserte todos los datos de cada oferta en el Software GMAO, de forma que los compradores no tengan que introducir datos manualmente.
Una herramientas de este tipo es Bridge que se puede integrar con nuestro GMAO AMOS y con cualquier sistema ERP del mercado
Una vez que los datos están introducidas en el software GMAO, es necesario establecer el suministrador para el pedido de compra. Para facilitar esta elección, es necesario contar con una herramienta de comparación por línea de pedido, que nos permita saber: el precio cotizado, el tiempo de entrega y el descuento por cada suministrador.
En cada caso, deberemos de decidir si queremos comprar al suministrador más barato o al más rápido. Puede también que tengamos que pedir varias líneas a un suministrador y otras a otro, por lo que es necesario poder partir cotizaciones en tantos pedidos de compra como sea necesario.
3.- Pedidos de Compras
Una vez que hemos enviado los pedidos de compra a los distintos suministradores, esperaremos a la recepción del material. Es muy importante que nuestro Software GMAO permita hacer recepciones de material parciales y totales y devoluciones de material.
Las devoluciones de material se producen cuando se recibe material equivocado, en mal estado o cuando no cumple con estándares de calidad. Para controlar la calidad del material recibido, es necesario que un módulo de calidad permita crear reclamaciones. Cada reclamación debe contener la información suficiente que nos permita revisar la incidencia en el futuro: histórico de acciones, personas implicadas, adjuntos e información de la resolución de la incidencia.
La gestión económica de los pedidos es otro punto muy importante. Si el sistema es capaz de recibir pedidos parcialmente, también debe estar preparado para recibir facturas parciales. Si el sistema permite devolver material debe de poder gestionar notas de abono sobre facturas.
4.- Integración del GMAO con un ERP
En muchos casos los Software GMAO están integrados con un ERP que controla parte o la totalidad de las compras de una empresa. En este caso, es fundamental establecer el flujo de compras de un GMAO correctamente, de forma que la información se envíe al sistema externo en el paso correcto, y se reciba la información necesaria para nuestro sistema.