Tener un histórico de mantenimiento es importante porque ayuda a que los equipos y activos de la organización funcionen de la mejor manera posible.  Qué es el histórico de mantenimiento, cómo crearlo y mantenerlo son los puntos principales de este artículo.

¿Qué es el histórico de mantenimiento?

El histórico de mantenimiento es un documento ya sea en papel o digital donde se registran todas las actividades de mantenimiento que se realizan sobre un activo.

El histórico de mantenimiento permite monitorizar y controlar los procesos y tareas que los técnicos internos o externos realizan.

Tipos de históricos de mantenimiento

Dependiendo de cómo se organiza la información del histórico, podemos obtener una visión específica a partir de los datos registrados. Veamos algunos ejemplos:

Histórico de Planes de mantenimiento, permite la visión global de todas las tareas de mantenimiento que han tenido lugar en la organización a lo largo del tiempo.

Proyectos de mantenimiento, en este caso se agrupa el histórico por proyectos de mantenimiento (mantenimientos legales, revisiones anuales, paradas programadas, etc.)

Por Equipos, contienen la información de las tareas de mantenimiento por equipos concretos o por agrupaciones de equipos similares (un equipo de aire acondicionado específico vs. todos los equipos de aire acondicionado)

Histórico de mantenimiento por Personal, no sólo por personas concretas, también por especialidades o conocimientos técnicos para realizar el mantenimiento.

¿Por qué es importante el histórico de mantenimiento?

1 Maximiza el ROI de los equipos

El histórico de Mantenimiento puede darnos la primera señal de que un equipo tiene que ser sustituido en lugar de reparado, ya que nos indica los fallos de un equipo y el coste de repararlos. Por ejemplo, un histórico de mantenimiento nos permite hacer estos cálculos: un equipo tiene una avería cada dos semanas, su coste de reparación anual es de 2.500 euros y su eficiencia no llega al 20%. Con estos datos, vemos más efectivo reemplazar el equipo con una nueva máquina por un coste de 4.000 euros, mejorada y en garantía; que seguir manteniéndola y asumiendo costes de parada de la producción.1 Maximiza

También, mantener un histórico permite comparar los equipos de diferentes fabricantes y determinar cuál funciona mejor en la instalación. De esta forma, en futuras inversiones la fiabilidad y disponibilidad puede ser tenida en cuenta para evaluar los costes.

Por último, un histórico es también una prueba de que un equipo se ha mantenido correctamente y su precio de reventa puede ser mayor.

2 Controla y mide la eficiencia del mantenimiento que se está realizando

No hay búsquedas o suposiciones, un histórico refleja exactamente qué se ha realizado, por quién y cuándo. Un histórico permite obtener información para calcular Indicadores de Mantenimiento como el tiempo medio entre fallos, el tiempo medio de reparación , o la efectividad del propio Plan de mantenimiento.

3 Mejora la estrategia de mantenimiento

El histórico de mantenimiento y su análisis permite la mejora continua. La estrategia de Mantenimiento tanto para el conjunto de la instalación como para el equipo particular se medita y establece en función de los recursos, las necesidades, los costes y otras consideraciones. El análisis del histórico permite mejorar esa estrategia en base a datos reales.

Por ejemplo se establece un Plan de Mantenimiento preventivo; pero después de analizar el histórico y ver los patrones del comportamiento de los equipos,  con los datos obtenidos se plantea que es más efectivo una estrategia de run-to -fail con mucho menor coste para ciertos equipos o de mantenimiento basado en la condición para otros.

Cuando se hace un histórico de Mantenimiento con datos precisos y se observa que una pieza de un equipo se sustituye o repara  después de un  mantenimiento planificado o justo antes y esto se repite varias veces, tenemos un patrón. Este patrón permite replantear y mejorar la estrategia de mantenimiento.

Además, un correcto histórico de mantenimiento permite que los operarios sepan cómo se realizaron los mantenimientos anteriores o cómo se resolvieron los problemas de un equipo. Esto les permite hacer un mantenimiento más rápido, fácil y efectivo.

4 Más comunicación y responsabilidad entre el equipo de trabajo

Dos importantes elementos en un equipo de trabajo son la comunicación y la responsabilidad. El histórico permite poner nombres a los trabajos de mantenimiento  y esto aumenta tanto la comunicación entre los miembros del equipo como el compromiso con el trabajo que se realiza.

5 Aumenta la formación del personal

Los históricos de mantenimiento detallados y bien organizados  permiten a los operarios conocer el equipo y el trabajo de mantenimiento a realizar, disminuyen los errores y dan a los nuevos miembros información valiosa y crítica para realizar su trabajo.

6 Incrementa la seguridad

El histórico de Mantenimiento permite saber que la maquinaria puede operar de forma segura. Muchos accidentes suceden porque la maquinaria no es segura; un histórico de mantenimiento permite tener la información necesaria para determinar que los niveles necesarios y muchas veces legales de seguridad se cumplen.

¿Cómo crear un adecuado histórico de mantenimiento?

El objetivo es tener un histórico detallado y fiable. Todo comienza en la información que contiene, al menos siempre deben estar identificados:

“Los datos indispensables del activo y de la información del mantenimiento”

Normalmente los datos del activo incluyen:

• Nombre y codificación del equipo
• Número de serie
• Ubicación
• Datos del fabricante
• Fecha de compra o inicio de funcionamiento

En cuanto al trabajo de mantenimiento se incluye:

• Fecha de realización
• Descripción breve
• Nombre de la persona que lo realizó
• Detalles del trabajo realizado
• Recursos utilizados

Estos son algunos consejos para que los datos recogidos sean fiables:

• Usar una plantilla estándar que obligue a registrar los datos indispensables
• Mantener toda la documentación en un lugar seguro y con respaldo. Mucho mejor si se usa una Plataforma digital: CMMS o GMAO.
• Establecer una rutina o procedimiento para registrar la información y comprobar que todos los implicados la conocen y la siguen.

¿Por qué es mejor tener un histórico de mantenimiento digital que en papel?

Si se compara el histórico de Mantenimiento en papel con el que se registra en una plataforma digital CMMS o GMAO, las ventajas de este último son muchas:

Acceso a los datos.   Se puede acceder a los datos en cualquier momento y desde cualquier sitio.

Registro automatizado.  Cuando el operario se registra en el Sistema, el GMAO o CMMS automáticamente reconoce quién y cuándo, dando las notificaciones necesarias, mostrando los trabajos pendientes o las alarmas personalizadas.

Mejor trazabilidad.  Las acciones están interconectadas. Por ejemplo, se puede saber qué mantenimiento se ha realizado, qué se tiene que realizar en el día, semana o mes próximo, los repuestos utilizados y los que se necesitan a corto y medio plazo, las compras de material pendientes, etc.

Menor posibilidad de error humano debido aque hay menos espacio para la introducción incorrecta de datos porque algunos se registran automáticamente. Además, se pueden establecer campos obligatorios que fuercen a los usuarios a registrar información.

Una mejor visión global del mantenimiento realizado. Los filtros ofrecen muchas posibilidades, permitiendo filtrar por fabricante, empleado, fecha, tipo de mantenimiento, número de serie y un largo etcétera.

Mayor seguridad de la información. Es muy improbable que los registros se pierdan o se dañen si se tienen las políticas de seguridad adecuadas.

Menos papeleo. Los usuarios tienen toda la información en un ordenador o dispositivo móvil y con esto además se ayuda a la protección medioambiental.

Posibilidad de adjuntar imágenes y vídeos.

Incrementar el valor de reventa de los activos. Ya que todos los datos almacenados de un equipo pueden a su vez “exportarse” y venderse al nuevo propietario, incrementando la confianza en el equipo comprado. En la siguiente imagen puede ver cómo se ve el histórico de mantenimiento en nuestro GMAO AMOS

¿Cómo se usan las plantillas de mantenimiento?

Las plantillas de mantenimiento son listas de campos o datos en un formato predeterminado que pueden incluir:

• Fechas:  Fecha de realización del trabajo, fecha de planificación
• Texto: nombre del equipo, nombre del responsable del mantenimiento, notas
• Número: horas de funcionamiento, tiempo de parada, temperatura
• Imágenes
• Desplegables

Las plantillas se pueden usar para registrar cualquier mantenimiento o se pueden crear plantillas específicas para ciertos equipos o ciertas tareas.

Si se usa un sistema informático de mantenimiento se pueden asociar las plantillas a los trabajos por ejemplo desde un Excel, como permite nuestro software AMOS.

¿Hasta cuándo hay que mantener disponible el histórico de mantenimiento?

Siempre hay que mantener disponible el histórico de mantenimiento mientras seamos responsables del mantenimiento de los equipos, tanto en un sistema GMAO-CMMS o en papel. De todas formas, hay que tener ciertas consideraciones cuando se habla de la disponibilidad de los datos. Por ejemplo, si usamos una plataforma digital, en instalaciones donde el volumen de los datos es importante, se pueden mantener los datos en la plataforma de disponibilidad general  durante un cierto tiempo; por ejemplo, durante los últimos cinco años para la mayoría de los equipos y siempre para ciertos equipos críticos. De esta forma, los datos anteriores esa fecha se pueden volcar a una plataforma con acceso especial en caso de necesidad. Esto aligera el volumen de los datos que se usan y favorece la experiencia del usuario.

Conclusión

El histórico de mantenimiento permite mejorar la estrategia de mantenimiento y sus resultados. Es una fuente de datos e información muy valiosa para los gestores, los técnicos y operarios, con datos fiables y reales que facilitan la toma de decisiones. Manejar el histórico de mantenimiento con una sistema de software ofrece múltiples ventajas y es la forma idónea de gestionarlo.