La implementación y el seguimiento es la última fase del proceso de optimización del mantenimiento. Es la más crítica, y es importante poner los recursos necesarios que garanticen el cumplimiento de los objetivos fijados anteriormente.

Para más información sobre las fases anteriores de la optimización del mantenimiento, pueden ver los artículos Procesos y Objetivos y Herramientas e Informe a Dirección en nuestro blog.

Implementación y Seguimiento

Durante la implementación se verifica la funcionalidad del GMAO seleccionado y se realizan las adaptaciones necesarias para sacar el máximo rendimiento del sistema. Las tareas incluidas en la implementación surgen del análisis realizado anteriormente, y debe incluir como mínimo:

Es importante evaluar que trabajos se pueden realizar internamente y cuales es mejor que realice la empresa distribuidora del GMAO. Un sistema de gestión de mantenimiento mal implementado pondrá en riesgo el cumplimiento de los objetivos y aumentará el periodo de retorno de la inversión.

Creación de la base de datos de mantenimiento

Es el corazón del éxito de la implementación de un GMAO.

Antes de comenzar debemos decidir qué codificación vamos a utilizar para los registros. Basándonos en nuestra experiencia, nosotros proponemos las siguientes codificaciones:

• Activos (Árbol de Sistemas/Máquinas/Componentes): existen multitud de codificaciones estándar como SFI para el sector marítimo, KKS para energía, etc.

Otra opción es la utilización de un código interno creado por la empresa para todos sus centros de trabajo.

• Codificación de Repuestos. Los repuestos es mejor codificarlos de forma que se facilite su compra: referencia de fabricante o suministrador preferente, un código interno de compras asignado al mismo repuesto en todos los centros, etc.
• Fabricantes y Suministradores: Esta codificación no es muy importante y habitualmente se respeta la utilizada en el ERP con el que está integrado el GMAO.

Otro punto importante es evaluar si este proceso se va a realizar internamente o se va a subcontratar.

La creación de la BBDD es más compleja si no se tienen datos digitales previos, ya que necesitaremos los manuales de los activos de la planta con sus gamas de mantenimiento, repuestos, etc.

La realización de una base de datos de mantenimiento desde cero para una planta, puede llevar aproximadamente 2 o 3 meses de trabajo de 1 persona dedicada al 100%.

El número de personas y el tiempo dependerá de la situación en la que se encuentre cada centro, en cuanto a:

• Disposición de manuales de los activos.
• Experiencia en gestión de mantenimiento del personal técnico.
• Existencia de un inventario de repuestos.
• Organización de los almacenes.
• Registros previos de las gamas de mantenimiento.

Algunos suministradores ofrecen el servicio de creación de base de datos. En nuestro caso, disponemos de una oficina técnica que ofrece todo tipo de servicios de creación de bases de datos técnicas.

Adaptaciones e Interfaces

Como vimos en el artículo anterior, es mejor elegir un GMAO que no necesite adaptaciones o que sea fácil de modificar. Hay que tener en cuenta que las adaptaciones encarecerán la solución y retrasarán el ROI.

Respecto a la integración del GMAO, es un proceso muy habitual que permite a la dirección de mantenimiento ahorrar tiempo en el traslado de información a compras y contabilidad. Además, permiten que los usuarios de mantenimiento no tengan que utilizar otras aplicaciones en su día a día para gestionar sus procesos.

 

Por otra parte, las integraciones con sistemas de automatización, SCADAs, etc, reducen el tiempo de adquisición de las señales necesarias para la realización de OTs de mantenimiento, aumentando la eficiencia del departamento.

 

Nosotros recomendamos realizar todas las integraciones desde el primer momento, de forma que se pueda medir la mejora en eficiencia de todas las áreas afectadas.

Instalación, Configuración, Formación y Puesta en Marcha

Estas tareas son realizadas por el suministrador del GMAO.

Las tareas de configuración e instalación deben adaptarse a la manera de trabajar de cada cliente, de forma que el personal cambie de herramienta de trabajo, pero no de método, a menos que la dirección necesite optimizarlo.

Respecto a la formación, es importante crear equipos formadores internos, que sean capaces de instruir al personal las veces que sea necesario sin incurrir en costes adicionales.

La auténtica formación a usuarios se realiza en la puesta en marcha. Aeromarine recomienda que el equipo formador trabaje con los operarios, enseñándoles a como reflejar su día a día en el GMAO.

Tras la formación, se deben realizar unas pruebas de aceptación que verifiquen que tanto la herramienta, como su configuración y funcionalidad se adapta a los requisitos del cliente.

Definición de Informes y Seguimiento

El análisis de la información de mantenimiento es una de las razones principales por las que una organización decide instalar un GMAO.

Permite de una forma sencilla dibujar la organización del departamento, las tareas realizadas y los costes implicados en las mismas.

No es aconsejable utilizar informes estándar que vengan con el sistema a menos que se adapten al 100% a los requisitos. Nosotros recomendamos estudiar las necesidades de análisis y desarrollar los informes y KPIs esenciales para hacer un seguimiento, tanto de los objetivos como de la situación del departamento.

Es imprescindible que el GMAO sea capaz de crear informes fácilmente, que esté integrado con el sistema de reporting corporativo, o que el equipo de soporte los realice gratuitamente como parte de su servicio de mantenimiento.

Los informes y KPIs permiten a una organización definir objetivos adicionales e implementar la mejora continua a sus procesos. Para ello los informes deberán irse adaptando, incluyendo los parámetros que sean necesarios.

Conclusión

Es necesario hacer un análisis exhaustivo de las necesidades y de los servicios a incluir en la implementación de un GMAO. De este estudio depende la consecución de los objetivos definidos y el retorno de la inversión.

Además, una correcta implementación del sistema permitirá a los operarios reducir el tiempo de adaptación a las nuevas herramientas.

 

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