Los repuestos y materiales son una parte fundamental en la gestión de mantenimiento de un GMAO. Garantizar que no existen roturas de stock, permitirá realizar los preventivos en tiempo y forma, y asegurará que tendremos el material necesario para afrontar posibles averías. Pero ¿Cómo podemos mantener el stock bajo control?
Análisis de la situación
La primera tarea que tenemos que realizar es un análisis de la situación de la instalación, en la que se estudien:
- El gasto de material y repuestos en el plan preventivo del centro. Para conocer este dato podemos verificar el consumo realizado en el mantenimiento de años anteriores.
- Movimientos de Stock negativos no relacionados con mantenimiento. Ventas de artículos, prestamos a otras instalaciones, perdidas de material, etc.
- Criticidad del material o repuesto respecto de la instalación. La criticidad de un ítem se debe de valorar en base a: la importancia del artículo en la instalación, el número de suministradores a los que podamos comprarlo y el tiempo de entrega.
- Disponibilidad de Material en otros centros. Es muy importante tener visibilidad de las distintas ubicaciones de los artículos en todos los centros de trabajo de la empresa. Esta funcionalidad permitirá, reducir el número de pedidos de material y bajar la criticidad de nuestros artículos.
En base a este estudio se deben establecer una serie de indicadores que garanticen la disponibilidad de los repuestos o materiales.
Índices que ayudan a mantener el stock bajo control
Los parámetros principales que debemos definir para mejorar nuestra gestión de almacenes son:
- Inventario Mínimo: Unidades que debemos tener en stock para garantizar la operación de los activos del centro.
- Inventario Máximo: unidades a partir de las cuales la empresa comenzaría a tener un inmovilizado no deseado, que podría ir perdiendo valor, y que no es necesario para la disponibilidad de la planta.
- Umbral de Compra: Este parámetro nos permite decir a que nivel de inventario es necesario hacer un pedido de material.
- Cantidad a Pedir: Es la cantidad que deberíamos pedir cuando lleguemos al umbral de compra.
Los índices de Umbral de compra y Cantidad a Pedir permitirán que el módulo de compras del GMAO realice pedidos de material automáticos.
Realización de Inventarios
Otro mecanismo que nos ayuda a mantener el stock bajo control es la realización de inventarios.
Cada cierto tiempo hay que comprobar que los registros del GMAO coinciden como la realidad de nuestros almacenes.
Para ello debemos de tener un sistema ágil que nos permita contrastar la información. Actualmente la mayoría de los sistemas de gestión de almacén tienen aplicaciones móviles que permiten actualizar el inventario durante la operación de comprobación, en cada una de las ubicaciones de nuestro almacén.
Gasto de Repuestos a Futuro
El mantenimiento es un proceso vivo que cambia constantemente. Cuando se optimizan los preventivos, los responsables pueden agregar materiales para la correcta realización de la planificación.
Por otra parte, pueden existir trabajos planificados sin frecuencia, como la instalación de una nueva línea de producción, que alterarán el volumen de gasto de repuestos de una instalación.
Para garantizar que tenemos el material que necesitamos en cada momento, es necesario hacer un análisis, al menos anual, para estudiar los cambios que se producen en nuestro plan de mantenimiento preventivo e introducir los factores externos necesarios.
Esta funcionalidad debe estar disponible en el módulo de gestión de almacenes de nuestro GMAO.
Conclusiones
Para conseguir mantener el stock bajo control es necesario analizar la situación de cada instalación, definir los índices de stock, hacer inventario con una frecuencia suficiente y estudiar el gasto a futuro de cada material o repuesto de nuestros centros de trabajo.
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