La ley obliga al mantenimiento de los sistemas de protección contra incendios y no hacerlo puede tener sanciones y consecuencias penales. El 1 de julio de 2021 entró en vigor el Real Decreto 298/2021 que afecta al mantenimiento legal de los sistemas de protección contra incendios. A partir de ese momento, las empresas tendrán un año hasta el 1 de julio de 2022 para adaptarse.
¿Qué son las instalaciones de protección contra incendios?
El Real Decreto 298/2021, del 27 de abril publicado en el BOE define las instalaciones de protección contra incendios como
“el conjunto de medios, equipos y sistemas, ya sean manuales o automáticos, cuyas funciones específicas son la detección, control y/o extinción de un incendio, facilitando la evacuación de los ocupantes e impidiendo que el incendio se propague, minimizando así las pérdidas personales y materiales.”
Existen dos tipos de sistemas de protección contra incendios: pasivos y activos.
Los medios pasivos son los que no necesitan intervención para actuar. Su papel es preventivo y de mitigación. Por ejemplo, las medidas mínimas de las salidas emergencia, pasillos, escaleras, el número y lugar en el que se deben instalar y los tipos de materiales ignífugos más recomendables.
Existen medios, equipos y sistemas activos, más visibles y evidentes. Se llama protección activa contra incendios al equipo destinado a alertar sobre un incendio y evitar que se propague. Para ello estos dispositivos actúan a través de una intervención automática o humana. Aquí se incluyen entre otros:
- Extintores
- Bocas de incendios
- Hidrantes
- Rociadores
- Pulsadores de alarmas
- Sistemas de alumbrado de emergencia
- Señalización
- Control de Humos
- Abastecimiento de agua
¿Quiénes intervienen en el mantenimiento legal de los sistemas de protección contra incendios?
El propietario o su representante (ocupante, administrador o representante legal) es el principal actor y el responsable legal último en el caso de no realizarse el mantenimiento reglamentario. En el caso de que el mantenimiento no lo lleve el propietario directamente, las compañías de seguros obligan al propietario a tener un contrato detallado y formal con una empresa habilitada y especializada. En el caso de que ese contrato no exista, la garantía de la póliza se invalida ante un siniestro.
Por tanto, el mantenimiento puede hacerlo el propietario si tiene los medios humanos, técnicos y materiales o contratarlo a una empresa de mantenimiento habilitada por la Comunidad Autónoma.
El Real Decreto 298/2021, establece en su Disposición Transitoria Única que “las empresas habilitadas a la fecha de entrada en vigor del presente real decreto podrán seguir realizando la actividad objeto de habilitación sin que deban presentar la declaración responsable regulada en los reales decretos modificados por este real decreto. No obstante, dispondrán de un año, desde la entrada en vigor del presente real decreto, para adaptarse a las condiciones y requisitos establecidos”. En los Anexos III y IV se establecen los medios humanos mínimos y los conocimientos técnicos necesarios para las empresas mantenedoras de los sistemas de protección de incendios.
Las principales responsabilidades legales
Por parte del propietario, las principales responsabilidades legales son:
- Evaluar la certificación y adecuación de los sistemas existentes.
- Hacer los cambios necesarios para lograr la adecuación.
- Realizar el mantenimiento legal establecido para la instalación si tiene los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios; contando con el seguro de responsabilidad civil reglamentario.
- Reparar daños y deficiencias encontradas durante las inspecciones o revisiones.
- Si no se encarga directamente del mantenimiento, realizar un contrato con una empresa habilitada.
- Mantener la documentación justificativa de cualquier mantenimiento, operación, sustitución sobre el sistema al menos durante 5 años.
Las principales responsabilidades por parte de la empresa mantenedora son:
- Hacer el mantenimiento contratado y legalmente establecido.
- Realizar un informe técnico de lo hecho (listas de comprobación, medidas obtenidas, acciones o tareas, reparaciones y sustituciones, etc.)
- Mantener la documentación justificativa de cualquier mantenimiento, operación, sustitución sobre el sistema al menos durante 5 años.
- Tener contratados los seguros de responsabilidad civil reglamentarios.
Posibles sanciones
El inadecuado mantenimiento y conservación de los sistemas de protección contra incendios se considera una infracción grave de la Ley 21/1992 de Industria.
En 2018, el Real Decreto Ley 20/2018 modificó los Artículos 34 y 35 de la Ley de Industria. Estos artículos son los que establecen tanto el tipo de infracción como su sanción correspondiente.
Por ejemplo, la emisión de un certificado de mantenimiento con datos erróneos, o que se corresponda con una instalación que no ha ejecutado la empresa que lo emita, se considera infracción de carácter grave según el art 31. En la actualidad, las infracciones graves podrán ser sancionadas con una multa de hasta 6.000.000 €.
Ejemplo de Plan de Mantenimiento y cómo gestionarlo con un GMAO – CMMS
Todos los Sistemas de protección contra incendios deberían actuar correctamente cuando ocurre una emergencia. Si no lo hacen, las consecuencias humanas y materiales pueden ser irreparables. Pero en la realidad, estos sistemas están largos períodos de tiempo sin ponerse plenamente en marcha y hasta que no se utilizan no se puede evaluar su eficacia. Por todo ello, es necesario llevar a cabo un adecuado Plan de Mantenimiento en el que se establezca un calendario de pruebas, controles y tareas. El Real Decreto 513/2017, de 22 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de instalaciones de protección contra incendios establece en su Anexo II el mantenimiento mínimo de las instalaciones de protección contra incendios.
Este es un ejemplo del Plan de mantenimiento mínimo requerido para los elementos de detección y alarma de incendios, que un subsistema de las instalaciones de protección contra incendios.
¿Cómo gestionar un Plan de Mantenimiento Legal en un software de mantenimiento?
En un GMAO, CMMS o software de mantenimiento, como AMOS los pasos a seguir para implementar este plan de mantenimiento son los siguientes:
- Definir cada elemento del sistema de detección y alarma de incendios dentro del sistema, de forma que se pueda identificar fácilmente. Se puede crear una jerarquía de elementos, especificar su ubicación, número de serie, etc.
- Dar de alta dentro del sistema, los responsables de llevar a cabo el mantenimiento. Aquí se puede crear un responsable genérico, por ejemplo Empresa Externa, o específica de una persona con nombre y apellidos. También se pueden adjuntar los contratos con la Empresa Mantenedora, si es necesario.
- Crear dentro del sistema las tareas de mantenimiento: codificarlas y detallarlas.
- Asociar a cada elemento de protección contra incendios: la tarea, su responsable, su frecuencia de realización. Se puede añadir también la última fecha de realización para que el sistema calcule automáticamente la próxima vez que se debe realizar.
- Ingresar dentro del sistema, la información de los informes de trabajo una vez que se realicen. De esta forma, se puede tener un histórico fiable. Se pueden adjuntar imágenes o documentos que faciliten el seguimiento. Se consigna quién, cuándo, qué y cómo.
- El GMAO automáticamente generará según la frecuencia la siguiente tarea a realizar. Por ejemplo si una tarea trimestral se realizó el 1 de enero, el sistema generará una orden de trabajo para el 1 de abril siguiente.
- Crear alarmas o avisos si es necesario de las tareas a realizar, las tareas pendientes o aquellas realizadas parcialmente.
- Se puede también asociar a la tarea de mantenimiento, repuestos o herramientas que se necesitarán para llevarlo a cabo, e incluso reservar dentro del almacén el material necesario. De esta forma, los usuarios cuando intenten dar de baja un material, recibirán un aviso.
Conclusión
Los sistemas de protección contra incendios deben mantenerse de forma correcta y siguiendo los requisitos legales. Estos sistemas incluyen tanto elementos pasivos como activos. En última instancia es el titular el responsable legal de conservar, reparar y mantener.
La legislación establece unos requisitos mínimos para el mantenimiento de los sistemas de protección contra incendios. No seguirlos, es considerado una infracción grave con multas severas y sobre todo, con consecuencias desastrosas. La última modificación legislativa ha entrado en vigor en 2021 y las empresas disponen de un año para adecuarse a ella. Un sistema GMAO permite llevar el control y la planificación del mantenimiento no sólo al titular o propietario, también a la empresa mantenedora.
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