En este post tratamos la importancia del módulo de calidad de un GMAO, que permite integrar la gestión de estándares ISO9001, ISO14001, ISM, ISPS, etc, con la gestión del mantenimiento ordinario de una instalación.
¿Qué Aporta el Módulo de Calidad de un GMAO?
Los niveles de exigencia en calidad y seguridad son cada vez más elevados. Esto hace que las empresas necesiten gestionar distintos estándares y relacionarlos con otras áreas de la organización. Por otra parte, los estándares de calidad generan mucha documentación, que debe estar localizada y accesible en todo momento.
La implantación de un software de gestión en esta área permitirá digitalizar toda la documentación, controlar eficazmente las versiones de cada documento, visualizar su distribución y facilitar la integración con otras áreas de la empresa.
No obstante, la gestión de la calidad no consiste únicamente en la gestión documental. Las últimas versiones de muchos estándares, como por ejemplo la ISO9001:2015, avanzan hacia el control de los riesgos del negocio y la mejora continua.
En este artículo nos centraremos en la gestión documental de calidad y en su integración con el área de mantenimiento. Para ello pondremos como ejemplo nuestro producto GMAO AMOS, que ofrece un módulo de calidad capaz de gestionar todas las áreas de la empresa.
Gestión Documental del Módulo de Calidad
Es el corazón del sistema. En este módulo se crea la estructura de capítulos y secciones que conforma cada estándar. Dentro de cada capítulo y sección se crean los procedimientos y procesos que definen cómo funciona el negocio de la empresa, como gestiona sus problemas de seguridad, medioambiente, etc.
La gestión de los procedimientos y procesos implica:
- La creación de un documento que describe el procedimiento / proceso.
- La definición de listas de comprobación y trabajos que permiten comprobar que está bien definido.
- Un control de versiones para saber quién y cuando ha realizado cambios.
- Referencias a otros procedimiento y estándares.
- Distribuir cada procedimiento / proceso únicamente a las áreas implicadas de la empresa.
- Ficheros externos con información complementaria.
Los procesos están sujetos a cambios constantes que permiten que la empresa evolucione. Para permitir que los procedimientos se adapten y mejoren, nuestro GMAO AMOS registra:
- No Conformidades. Eventos que incumplen la descripción de un procedimiento y que suponen una modificación del mismo.
- Accidentes y Situaciones de Peligro. Que pueden estar originados por la descripción deficiente de un procedimiento.
- Solicitudes de Mejora de un procedimiento, definidas por cualquier trabajador de la empresa.
- Órdenes de trabajo de Mantenimiento. Trabajos planificados para el personal de mantenimiento que son consecuencias de no conformidades, accidentes o modificaciones en los procedimientos.
En todos estos eventos, AMOS guardada la información de todo su ciclo de vida: quien, cuando y como se creó, las distintas acciones realizadas hasta su cierre, los costes asociados, posibles reclamaciones a seguros y otros terceros, etc.
Gestión de los Riesgos del Negocio
Como hemos dicho antes, la gestión de riesgos se está aplicando cada vez más en las nuevas versiones de los estándares de calidad y seguridad. Para poder gestionar el riesgo, primero debemos definir los conceptos de probabilidad, severidad, índice de riesgo y aceptabilidad del riesgo de la empresa. Estos parámetros son comunes a todos los riesgos.
La probabilidad define la frecuencia con la que un riesgo puede producirse en la organización: improbable, poco probable, posible, frecuente, muy probable, etc.
La severidad se refiere a las consecuencias que puede ocasionar un riesgo en la empresa: menor, significativo, severo, catastrófico, etc.
El índice clasifica el riesgo en niveles: bajo, medio, alto, etc.
Por último, la aceptabilidad del riesgo indica los valores máximos y mínimos de cada índice de riesgo. Por ejemplo, podemos definir que el nivel de riesgo bajo va de 1 a 5.
Como resultado de la definición de estos parámetros, obtendremos la matriz de riesgos de la empresa.
Una vez que tenemos la matriz de riesgos, es necesario definir los riesgos que pueden afectar a la empresa en cada área de negocio y centro de trabajo.
AMOS permite generar un árbol Jerárquico, en el que se crean los riesgos organizados por áreas.
Para cada riesgo es posible definir:
- las causas y consecuencias.
- las barreras implantadas para minimizar el riesgo.
- el equipo de personas involucrado.
- los centros de trabajo afectados.
- adjuntar información externa que permita definirlo y acotarlo.
- Mensajes enviados al equipo que gestiona el riesgo.
Los dos pasos anteriores, la creación de la matriz y la definición de los riesgos de la empresa, permiten al usuario de cada área y centro de trabajo clasificar el valor actual de cada riesgo.
Esta clasificación de riesgos debe realizarse mediante inspecciones y mediciones de los riesgos periódicas, que ayudarán a medir la evolución de los mismos en el tiempo.
Mejora Continua
La mejora continua es la capacidad de medir los procedimientos de negocio implantados en una empresa, definiendo fases de mejora y objetivos a cumplir en cada una de ellas.
Es la última etapa de la gestión de la calidad o seguridad, ya que implica que el sistema está implantado y funcionando.
Para gestionar la mejora continua en AMOS, el software permite la creación de las distintas áreas de mejora que se quiere medir y las etapas o fases que tendrá cada mejora continua.
La medición de la evolución de las etapas de cada mejora continua, se realiza mediante la creación de un formulario de preguntas con posibles repuestas. Cada respuesta tiene un valor determinado, de forma que el avance puede ser calculado automáticamente.
Para ayudar al usuario a responder cada pregunta, el sistema facilita una guía de buenas prácticas, anotaciones de otros usuarios y referencias a los procedimientos de calidad asociados a la misma.
En todo momento, AMOS muestra gráficamente el avance en cada fase de la mejora continua, permitiendo a la dirección visualizar la mejora de los procesos.
Integración de la Calidad con el Mantenimiento
La integración de la calidad con el mantenimiento nos permite ver las órdenes de trabajo realizadas por el personal de mantenimiento, que tienen su origen en un incumplimiento de los procedimientos de calidad / seguridad, o en modificaciones necesarias para la mejora de los procesos.
Ayuda a realizar un análisis del coste del mantenimiento relacionado con cada estándar, de los repuestos necesarios para su realización y de los recursos a tener en cuenta durante su planificación.
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Juan Antonio Mojón