En este post trataremos la importancia del retorno de la inversión o ROI para conseguir que salga adelante el proyecto de instalación de una solución de gestión de mantenimiento.
Como ya he comentado en otros posts, el factor que garantiza la correcta implantación de un sistema de estas características, es el apoyo de la dirección de la empresa. Si el director general es el que facilita los recursos financieros y personales, el que supervisa los procedimientos y el que controla el cumplimiento de cada fase, el proyecto será un éxito.
Debemos tener en cuenta que, a menos que existan otro tipo de condicionamientos legales, la dirección no estará interesada en la implantación de un GMAO, a menos que el sistema aporte una fuerte reducción de los costes operacionales y una mejora de los procesos.
Por lo tanto, para que la dirección apueste por un GMAO, es necesario que conozca la inversión, la deducción de costes que se consigue y el retorno de la inversión. Todo esto debe de incluirse en un informe que permita a la dirección tomar una rápida decisión.
¿Qué es un ROI?
un ROI (Return of Investment) o retorno de la inversión mide el tiempo tardaremos en recuperar el capital inicial empleado para un proyecto. En nuestro caso aplicaremos esta herramienta para saber los meses que tardaremos en recuperar el dinero y los recursos utilizados para implantar un GMAO.
Únicamente puede existir ROI si la inversión produce beneficios, de forma que gradualmente se cancele el desembolso inicial realizado. Es decir, si tenemos un ROI de 1 año sobre una inversión de 100.000 € y el ROI es lineal, la empresa recuperaría 10.000 € mensuales durante 12 meses. A partir de ese momento 0, la inversión comenzará a tener beneficios mensuales de 10.000€ en forma de reducción de costes materiales, de personal, de procesos de producción, etc.
Pero, ¿Quién es el Responsable de Presentar el Informe?
Desafortunadamente, la dirección de las empresas no suele tener el foco del gasto puesto en el departamento de mantenimiento, que de por si es considerado como un coste.
Si se quiere conseguir presupuesto para el proyecto, tendrá que ser el director o responsable de mantenimiento el encargado de justificar la inversión. Es importante que el presupuesto del proyecto esté bien organizado, de forma que se identifique la inversión inicial, dividida en licencias de software e implementación, y la inversión en contratos de mantenimiento a posteriori.
Los factores principales que debe de incluir un análisis de ROI son: el coste de implementación del GMAO, los recursos de personal con los que cuenta el departamento, El precio por hora y las horas laborales del personal y las tareas que realiza cada persona.
Primer Paso: Elegir el Software de Gestión de Mantenimiento Adecuado
No es recomendable hacer un análisis ROI para cada sistema que evaluemos. En la fase de elección del software debe de primar la funcionalidad y la capacidad de cada sistema para cubrir las necesidades del departamento.
Aplicar el ROI a cada sistema nos puede hacer elegir el sistema más barato y no el que cumpla con los requisitos necesarios para nosotros que, a la postre, es lo que nos permitirá optimizar los procedimientos y conseguir un buen ROI.
Segundo Paso: Definición de Personal del Departamento de Mantenimiento
En este paso es importante identificar a los trabajadores según la función que realizan en el departamento: Operarios, Coordinadores, Administrativos, etc. Una vez identificados los tipos de trabajadores, especificaremos el número de personas que tenemos en cada función.
También es importante calcular el precio de coste por hora de cada uno de los tipos de trabajadores y los días o horas laborales anuales.
Tercer Paso: Hacer la Matriz de Personal
Lo primero que tenemos que hacer en este paso, es definir el listado de tareas diarias por cada tipo de personal y las horas que se emplean en un día en cada una de ellas. Con las horas diarias y el número de empleados de cada tipo, se calcula las horas anuales dedicadas a cada tarea.
Después se multiplica las horas anuales por el coste por hora del tipo de empleado y se obtiene el coste anual de cada tarea.
Al coste anual le aplicaremos un porcentaje de reducción de costes como resultado de la implementación del GMAO. No todas las tareas se optimizarán de la misma forma, por lo que es importante que se calcule individualmente.
El coste anual x la casilla de reducción nos dará el ahorro en costes en cada tarea para cada tipo de empleado.
Los ahorros de cada tarea se totalizan de forma que obtengamos un ahorro total por cada tipo de empleado
Cuarto Paso: Cálculo del ROI
Una vez que sabemos el ahorro total anual por cada tipo de empleado, estamos listos para calcular el ROI del proyecto.
Para facilitar el cálculo podemos definir dos totales:
- Inversión Total en el GMAO (Inversión)
- Ahorro Anual en Costes sumando los ahorros de cada tipo de empleado (Ahorro)
Una vez definidos los totales calcularemos el ROI con la siguiente fórmula: Inversión / (ahorro /12)
Plantilla para Calcular el ROI
¿Necesitas una plantilla para calcular el retorno de inversión de tu proyecto? Ponte en contacto con nosotros. Te facilitaremos una herramienta y te ayudaremos a realizar los cálculos.
Juan Antonio Mojón
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