Este artículo describe la segunda fase de la optimización del mantenimiento, que consiste en la elección de un GMAO apropiado y en la preparación del informe a la dirección. La primera fase y sus parámetros ya los describimos en este enlace Optimización del Mantenimiento- Procesos y Objetivos.

La elección de un sistema de gestión de mantenimiento o GMAO, debe partir de 2 premisas: la funcionalidad mínima exigible y la mejora de eficiencia.

 

Elección de un GMAO: Funcionalidad Mínima Exigible

No todos los sistemas de gestión de mantenimiento son iguales y es necesario asegurarse que cumplen con nuestras necesidades y expectativas.

En este articulo vamos a continuar con el ejemplo que utilizamos en el post anterior. En nuestro caso, estamos buscando un sistema que nos permita, como mínimo, cumplir con los siguientes objetivos de reducción de tiempos:

–70% en la planificación de ordenes de trabajo

–100% en la emisión de órdenes de trabajo al hacerla automáticamente

–100% en la distribución de trabajos

–70% del tiempo necesario para reportar las tareas

–90% en la generación de informes mediante su automatización

Teniendo en cuenta estos objetivos, debemos buscar un sistema que Permita la creación de gamas de mantenimiento planificadas que, una vez generadas, lancen órdenes de trabajo automáticas, siguiendo las frecuencias descritas en los planes de mantenimiento.

En este sentido, es aconsejable elegir un sistema que:

• permita crear gamas de mantenimiento por frecuencia temporal, por frecuencia de contador, por lecturas de sensores (CBM) y por disparos manuales. 
• Donde las OTs se puedan recibir, visualizar y reportar en apps que los operarios puedan utilizar en cualquier dispositivo ( PC, Tableta o móvil), permitiéndoles acceder a la información en el lugar en el que se encuentren.
• Que el sistema pueda integrarse con el sistema de reporting de la empresa, o tenga una herramienta para que los usuarios puedan crear informes fácilmente.

Elección de un GMAO: Mejora de la Eficiencia

Si queremos saber si hemos cumplido con los objetivos propuestos, es necesario medir el tiempo que tarda cada usuario en realizar las tareas antes de implementar las mejoras. Esto incluye:

• El tiempo medio que tarda un operario en:
• Recibir las tareas
• Reportar una avería
• Reportar una orden de trabajo
• El tiempo que tarda el jefe de mantenimiento en:
  • Planificar las órdenes de trabajo
  • Revisar el trabajo realizado
  • Crear informes de mantenimiento

NOTA: En la realidad este estudio debería de ser mucho más exhaustivo, incluyendo todas las tareas relativas a gestión de mantenimiento, inventario y pedidos de materiales. Lo que estamos intentando es describir el procedimiento para que cada lector pueda adaptarlo a sus particularidades.

Evaluación de Sistemas GMAO

Una vez que tenemos claro la funcionalidad, las mediciones de los procesos y el presupuesto máximo disponible, buscaremos en el mercado los sistemas que se adapten a nuestras necesidades.

Es importante que el sistema seleccionado sea amigable y fácil de utilizar. Otro factor importante es la implicación de los usuarios finales en todo el proyecto, de forma que el sistema seleccionado cuente con la aprobación de las personas que lo utilizarán una vez implementado.

Es recomendable tener en cuenta que las necesidades varían a lo largo del tiempo, por lo que sería aconsejable elegir un sistema escalable que pueda adaptarse a los nuevos requerimientos de los usuarios a lo largo del tiempo.

Una vez elegido el sistema, es necesario implementarlo a modo de prueba, de forma que podamos trabajar con el software y comprobar que cumplimos con los objetivos.

Es decir, si uno de los objetivos es disminuir en un 70% el tiempo necesario para reportar una tarea y ahora se tarda aproximadamente 5 minutos por trabajo, el objetivo a conseguir es hacerlo en 1,5 minutos.

En el caso que el sistema seleccionado no llegue a los objetivos marcados, es imprescindible evaluar si eran alcanzables y realistas, en cuyo caso deberemos seguir buscando un sistema más eficiente.

Si por el contrario después de volver a estudiar los objetivos, los ahorros que aporta el GMAO piloto son suficientes, se han de formular de nuevo los objetivos adaptarlos a las prestaciones del sistema.

La elección de un GMAO debe ser un equilibrio entre ahorro, funcionalidad y sencillez de utilización.

Informe a la Dirección de la Empresa

A menos que la dirección sea la que impulse el proceso de mejora, el responsable de mantenimiento deberá de ofrecer un estudio sólido que demuestre las ventajas y los ahorros en coste la inversión en un GMAO.

Es importante dedicar tiempo a elaborar este estudio, que sea claro, conciso y que muestre datos de:

• Descripción y coste de los procesos actuales.
• Mejoras en costes reales basadas en la prueba piloto.
• Costes de implementación del sistema seleccionado.
• Estudio de retorno de la inversión.
• Ahorro en costes una vez amortizado el sistema.

Calculando los Datos necesarios para el Informe

Para saber los costes de los procesos actuales, vamos a coger algunos datos del post anterior, calculando el coste mensual (de 30 días) por cada concepto:

Tipo de Empleado	Tarea	Coste x Hora	Horas Diarias	Coste Diario	Coste Mensual	Nº Empleados	TOTAL
Jefe de Mantenimiento	Planificación de Mantenimiento	50 €	2	100 €	3.000 €	1	3.000 €
	Revisión del Trabajo Realizado	50 €	3	150 €	4.500 €	1	4.500 €
	Ayuda Operarios de Mantenimiento	50 €	2	100 €	3.000 €	1	3.000 €
	Informes de Mantenimiento	50 €	1	50 €	1.500 €	1	1.500 €
Operario Mantenimiento	Recogida de Trabajos	25 €	1	25 €	750 €	7	5.250 €
	Realización de Trabajos	25 €	6	150 €	4.500 €	7	31.500 €
	Reporte de Trabajos	25 €	1	25 €	750 €	7	5.250 €

El coste mensual de mantenimiento actual es de 54.000 €

Ahora comparamos los datos de ahorro obtenidos en el GMAO piloto Instalado, suponiendo que coinciden con los objetivos que nos marcamos en la primera fase de la optimización del mantenimiento.

Aplicando estos ahorros, los costes mensuales de mantenimiento serán:

Tipo de Empleado	Tarea	Coste Diario previo	Coste Mensual   Previo	Reducción en costes	TOTAL
Jefe de Mantenimiento	Planificación de Mantenimiento	100 €	3.000 €	70%	900 €
	Revisión del Trabajo Realizado	150 €	4.500 €	0%	4.500 €
	Ayuda Operarios de Mantenimiento	100 €	3.000 €	0%	3.000 €
	Informes de Mantenimiento	50 €	1.500 €	90%	150 €
Operario Mantenimiento	Recogida de Trabajos	25 €	5.250 €	100%	0 €
	Realización de Trabajos	150 €	31.500 €	0%	31.500 €
	Reporte de Trabajos	25 €	5.250 €	70%	1.575 €

El coste mensual de mantenimiento una vez implementado el GMAO será de: 41.625 €

El ahorro de costes mensual es de 12.375 €

La tercera parte a tener en cuenta son los costes de implementación del GMAO. Nosotros vamos a suponer que el coste de implementación es:

• 60.000 € en licencias de software
• 50.000 € en servicios de instalación, integración, puesta en marcha y formación
• 12.000 € anuales en contratos de mantenimiento a partir del 2º año.

En resumen, 110.000 € de inversión el primer año y 12.000 € a partir del segundo año.

ROI y Ahorro después de Amortización

Para calcular el retorno de inversión de nuestro proyecto basta con dividir el coste de implementación entre el ahorro mensual. De esta forma obtenemos los meses que tardaremos en recuperar el dinero invertido en el GMAO.

110.000€ / 12.375 € = 8.88 meses.

Desde ese momento la empresa ahorrará mensualmente 12.375 €. Este ahorro puede aumentarse si se definen objetivos de mejora adicionales, que se beneficien de la mejora del sistema implementado en procesos no incluidos en la optimización.

A partir del 2 año, la empresa obtendrá un ahorro anual de 148.500 € menos el contrato de mantenimiento del GMAO 12.000 €, es decir 136.500 €.

En nuestro ejemplo, esto supone:

• Un ahorro mensual del 8,33%
• Un ahorro anual a partir del segundo año del 21,06%

Conclusión

Elegir un GMAO es un proceso complejo que ha de realizarse teniendo en cuenta la funcionalidad, los ahorros en costes y la facilidad de manejo.

Por otro lado, la dirección aprobará más fácilmente la inversión en herramientas de mejora, siempre que se presente un informe concienzudo que explique los gastos actuales, los beneficios que aporta la solución y los ahorros anuales en costes.

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