La optimización del mantenimiento en una empresa debe ser un proyecto que analice los procesos actuales y culmine con la implantación de las herramientas adecuadas y que nos permitan cumplir con unos objetivos marcados previamente.
No obstante, es común que los responsables de mantenimiento comiencen directamente a buscar un GMAO sin pararse a analizar en detalle su situación actual, sus necesidades y los objetivos que quieren conseguir.
Para asegurar el éxito de esta operación hay que lograr implicar a la dirección, entregando un informe fiable de costes actuales, de costes de implementación de las herramientas seleccionadas, de ahorro y retorno de la inversión.
Aeromarine estructura la optimización del mantenimiento en 3 fases:
- Procesos y Objetivos: análisis de los procesos actuales y definición de los objetivos de mejora.
- Herramientas e Informe a Dirección: Búsqueda de herramientas de mejora y presentación de un Informe a la Dirección.
- Implementación y Comprobación de la Optimización. Instalación de las herramientas necesarias y seguimiento del cumplimiento de los objetivos de mejora.
En este artículo, el primero de un total de 3, analizaremos en detalle el análisis de los procesos actuales y la definición de los objetivos de mejora.
Optimización del Mantenimiento- Procesos Actuales
Definición de Tareas
La optimización comienza con la definición de las tareas que realiza el departamento. Es necesario estudiarlo de principio a fin:
- Cómo se gestiona el mantenimiento. ¿hay diferencias entre el correctivo, el preventivo y el predictivo? Si es así, hay que crear un proceso distinto para cada tipo de mantenimiento.
- ¿El mantenimiento está clasificado: ISO, Parada Planificada, Legal, Criticidad, etc.?
- Recepción de lecturas automáticas de equipos. ¿se realizan rutas manuales para captación de datos?.
- Planificación, distribución y reporte de órdenes de trabajo.
- Búsqueda de Históricos
- Imputación de costes
- Creación de informes.
Procesos
Una vez hemos definido las tareas del departamento, es necesario crear los distintos flujos de trabajo.
Imaginemos, por ejemplo, que la gestión de averías es un proceso separado de la gestión de preventivos. Para hacer su flujo de trabajo tendremos en cuenta:
- Cómo y quién puede crear una incidencia:
- Cualquier trabajador del centro de trabajo a través de correo electrónico, llamada telefónica, visitando al departamento de mantenimiento, a través de una plataforma de tickets, etc.
- Solo las abren los planificadores de mantenimiento
- Cuántos tipos de averías se gestionan en la empresa, en este ejemplo contemplaremos dos:
- Averías planificadas: para trabajos no urgentes que pueden esperar
- Averías urgentes que no generan orden de trabajo planificadas
- Cómo gestionamos las averías no urgentes:
- Detección de la avería
- Planificación de la avería
- Asignación a disciplina interna o empresa externa
- Realización del trabajo
- Creación de informe de trabajo
- ¿Se permiten hacer múltiples informes para una misma avería planificada?
- Cómo gestionamos las averías urgentes:
- Detección de la avería
- ¿Podemos resolverla internamente? ¿es necesario contratar a una empresa externa?
- Realización de la avería
- Creación del informe de trabajo
- ¿Se permiten hacer múltiples informes para una misma avería?
Una vez respondidas todas estas cuestiones, generaremos el flujo de trabajo del proceso de averías.
Optimización del Mantenimiento- Personal de Mantenimiento
Cuantificar los recursos del departamento y estudiar cómo se utilizan, es posiblemente la tarea más compleja e importante. Es necesario ver los tipos de empleado, especificando su coste por hora y cantidad. Por ejemplo:
|
Tipo Empleado |
Nº Empleados de Este Tipo |
Coste por Hora |
|---|---|---|
|
Jefe de Mantenimiento |
1 |
50 € |
|
Operario de Mantenimiento |
7 |
25 € |
|
Administrativo |
1 |
15 € |
También es importante definir las tareas que realiza cada tipo de empleado y las horas diarias que dedica a cada una de las tareas. Por ejemplo:
|
Tipo de Empleado |
Tarea |
Horas Diarias |
|---|---|---|
|
Jefe de Mantenimiento |
Planificación de Mantenimiento |
2 |
|
Revisión del Trabajo Realizado |
3 |
|
|
Ayuda Operarios de Mantenimiento |
2 |
|
|
Informes de Mantenimiento |
1 |
|
|
Operario Mantenimiento |
Recogida de Trabajos |
1 |
|
Realización de Trabajos |
6 |
|
|
Reporte de Trabajos |
1 |
|
|
Administrativo |
Entrega Trabajos a Técnicos |
1 |
|
Cálculo de Costes de Trabajos |
2 |
|
|
Pedidos de Material |
2 |
|
|
Gestión Documentación Departamento |
3 |
Esta información nos permite calcular el coste actual diario y anual de cada persona en cada una de las tareas que realiza. Si tomamos como ejemplo la tabla anterior, el coste diario y anual por empleado y actividad sería:
|
Tipo de Empleado |
Tarea |
Coste x Hora |
Horas Diarias |
Coste Diario |
Coste Anual |
Nº Empleados |
TOTAL |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Jefe de Mantenimiento |
Planificación de Mantenimiento |
50 € |
2 |
100 € |
26.000 € |
1 |
26.000 € |
|
Revisión del Trabajo Realizado |
50 € |
3 |
150 € |
39.000 € |
1 |
39.000 € |
|
|
Ayuda Operarios de Mantenimiento |
50 € |
2 |
100 € |
26.000 € |
1 |
26.000 € |
|
|
Informes de Mantenimiento |
50 € |
1 |
50 € |
13.000 € |
1 |
13.000 € |
|
|
Operario Mantenimiento |
Recogida de Trabajos |
25 € |
1 |
25 € |
6.500 € |
7 |
45.500 € |
|
Realización de Trabajos |
25 € |
6 |
150 € |
39.000 € |
7 |
273.000 € |
|
|
Reporte de Trabajos |
25 € |
1 |
25 € |
6.500 € |
7 |
45.500 € |
|
|
Administrativo |
Entrega Trabajos a Técnicos |
15 € |
1 |
25 € |
6.500 € |
1 |
6.500 € |
|
Cálculo de Costes de Trabajos |
15 € |
2 |
30 € |
7.800 € |
1 |
7.800 € |
|
|
Pedidos de Material |
15 € |
2 |
30 € |
7.800 € |
1 |
7.800 € |
|
|
Gestión Documentación Departamento |
15 € |
3 |
45 € |
11.700 € |
1 |
11.700 € |
La cuantificación del coste por actividad da visibilidad a los costes de actividades que deberían de reducirse o eliminarse.
En nuestro ejemplo, implementando un GMAO se reducirían significativamente actividades como la entrega de trabajos a técnicos, la recogida de trabajos, el reporte de trabajos y la realización de informes de gestión.
Optimización del Mantenimiento- Objetivos
Una vez detectadas las actividades y costes que podemos reducir, es hora de definir objetivos de mejora de la gestión de mantenimiento.
A continuación, mostramos algunos de los que se podrían crear sobre el ejemplo descrito en este artículo:
|
Tipo de Empleado |
Actividad |
Acciones a Realizar |
Reducción |
Reducción en coste Anual |
|
Jefe de Mantenimiento |
Planificación de Mantenimiento |
Implementación de un GMAO que permita lanzar las órdenes de preventivo automáticamente |
70% |
18.200 € |
|
Jefe de Mantenimiento |
Informes de Mantenimiento |
Creación de informes reutilizables que extraigan la información de análisis que se necesite en cada momento |
90 % |
11.700 € |
|
Técnicos de Mantenimiento |
Recogida de Trabajos |
Implementación de una app que permita a los técnicos tener los trabajos automáticamente en una Tablet o en un móvil |
100% |
45.000 € |
|
Tecnico de Mantenimiento |
Reporte de Trabajos |
Implementación de una app que permita a los técnicos reportar los trabajos en el sitio donde los realizan, desde una Tablet o móvil |
70% |
31.500 € |
La reducción del tiempo empleado en las tareas permitirá a los técnicos de mantenimiento aumentar el número de órdenes de trabajo diarias que pueden ser gestionadas.
En este punto es muy importante detectar qué objetivos de mejora pueden cumplirse realizando cambios en la metodología de trabajo, sin necesidad de invertir en herramientas adicionales.
Las conclusiones del estudio de los procesos actuales, mejoras de metodologías de trabajo y objetivos de mejora, deben plasmarse como parte del informe que ha de presentarse a la dirección, como el primer paso para reducir los costes de mantenimiento.
Conclusión
Para conseguir optimización del mantenimiento es indispensable analizar los procesos y la situación actual del departamento, de forma que podamos crear objetivos realistas que se puedan cumplir.
Una vez concluida esta primera fase, estaremos preparados para sondear el mercado en busca de herramientas. Una vez seleccionadas las herramientas adecuadas será el momento de enviar un informe a la dirección con las mejoras y la reducción de costes que se puede obtener.
Este segundo paso lo describimos en nuestro próximo post: “Optimización de Mantenimiento- Herramientas e Informe a Dirección”.
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