En este artículo vamos a ver como se puede optimizar el mantenimiento gestionando correctamente las compras de los distintos departamentos y centros de una empresa. Para ello nos basaremos en las funcionalidades del sistema de gestión de mantenimiento, stock y compras AMOS BS.

Es habitual pensar, que mejorar el mantenimiento consiste exclusivamente en reducir el correctivo, cumplir con la planificación de mantenimiento preventivo y evaluar la implantación de estrategias predictivas, que permitan retrasar las tareas lo máximo posible.

No obstante, esto es tan importante como garantizar la disponibilidad de los repuestos, materiales y herramientas necesarios para realizar dichos trabajos, evitando retrasos por falta de recursos.

Una buena gestión del inventario y de las compras permite al departamento técnico reducir costes, tener visibilidad del gasto de material, del inventario disponible y de cuándo y cómo es necesario realizar pedidos.

En este post no vamos a entrar en la funcionalidad del módulo de compras de un GMAO, sino en que aspectos debe tener en cuenta la dirección de mantenimiento, para anticiparse y solicitar materiales sin afectar su planificación de trabajos.

Si necesitas información sobre la funcionalidad mínima de compras que debe tener un GMAO, puedes revisar nuestro artículo El Flujo de Compras de un GMAO.

Primer Paso: Definir los Recursos Necesarios en las Gamas de Mantenimiento

No hay forma de calcular los materiales, repuestos y herramientas necesarios para nuestra planificación de preventivos, si no se definen en cada gama de mantenimiento. Es necesario incluir la cantidad de cada recurso, de forma que dichas cantidades se puedan reservar en el inventario.

Las gamas de mantenimiento generan las órdenes de trabajo de preventivo, que incluirán los recursos y cantidades necesarios para la realización de cada tarea.

Imagen Real de Inventario

Como decíamos anteriormente, parte del trabajo de la dirección de mantenimiento consiste en comprobar que hay recursos suficientes para realizar las tareas en tiempo y forma.

Para conseguirlo, no basta con establecer valores de inventario mínimo, niveles de petición automáticos y controlar el nivel de inventario.

Si queremos obtener la imagen real de inventario de una fecha concreta, es necesario restar al nivel de stock de cada repuesto o material, la cantidad reservada para tareas de mantenimiento a realizar dentro de ese periodo. Este cálculo nos permitirá saber si tenemos material suficiente o es necesario comprar. También nos especifica la fecha en la que debemos de realizar el pedido, de forma que podamos planificarla e intentar buscar sinergias con otros departamentos.

Pedidos Automáticos para Repuestos Críticos

Si clasificamos todos los materiales de nuestro centro según su criticidad y establecemos valores de nivel de petición y cantidad a pedir, Nuestro GMAO AMOS es capaz de hacer pedidos automáticos que garanticen la disponibilidad de dichos materiales.

Además, se pueden crear alarmas que nos avisen de qué repuestos críticos es necesario pedir. Los avisos se pueden mostrar en la pantalla principal del sistema o pueden ser enviados por correo electrónico.

Control del Inventario

Uno de los factores críticos que debemos de controlar es que el inventario de materiales que muestra el GMAO coincide en cantidades con los del almacén.

Para ello es necesario realizar un inventario con una frecuencia suficiente.

AMOS tiene una funcionalidad que permite la comprobación del inventario. Si se encuentran diferencias el usuario puede meter la cantidad real y AMOS crea los movimientos almacén necesarios para cuadrar el inventario.

Por otra parte, Aeromarine ha desarrollado la aplicación web GAMO que permite revisar el inventario desde un móvil.

Planificación Anual de Pedidos de Material para Mantenimiento

Una vez que se han definido los recursos necesarios para las gamas de mantenimiento preventivo, es necesario realizar una previsión anual del gasto de repuestos, de forma que sepamos en qué momento debemos de pedir cada material.

Este informe permite además distribuir el presupuesto con gran precisión y facilitar a la dirección información del gasto mensual en preventivos.

 

El cálculo del coste de material para correctivos es más complicado de conseguir. Se puede basar en estimaciones del material utilizado en años anteriores.

No obstante, es difícil de planificar la compra de los recursos necesarios, por lo que lo más prudente es asegurar unos niveles mínimos para los repuestos que sean más críticos y seleccionar proveedores que puedan suministrar el resto de los repuestos rápidamente.

 

Conclusión 

Para poder  optimizar del mantenimiento gestionando las compras, es necesario definir los materiales necesarios para cada trabajo. Esto nos permitirá obtener una imagen real del inventario de cada repuesto y asegurar un nivel suficiente de los recursos críticos del centro.

Por otra parte es muy importante realizar inventarios frecuentes que nos confirmen las cantidades de repuestos reales que están en los almacenes,  y elaborar una planificación anual de compras, de asegure la disponibilidad de materiales.

 

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