Introducción a La «Centralización del Mantenimiento”
La implementación de un Sistema de Gestión de Mantenimiento (GMAO o CMMS), no consiste sólo en la instalación de un software y en la formación de los administradores y usuarios.
La parte más importante de este proceso, es la correcta creación de su plan de mantenimiento (PMS), es decir, de la estructura de activos de cada centro, los repuestos asociados y la elaboración de las gamas de mantenimiento que cumplan con las exigencias legales y que, al mismo tiempo, puedan realizarse con los recursos de personal y materiales que las empresas tengan en cada caso.
Por si fuera poco, antes de comenzar la creación de la BBDD, debemos de elaborar una codificación para todos los registros del sistema, o aplicar un estándar de los muchos que hay ya en el mercado. Sea cual sea la codificación que utilicemos, debe ser conocida y aceptada por todos los usuarios. El conocimiento de esta codificación, permitirá seguir creando nuevos registros con una estructura coherente.
El tiempo normal de creación del plan de mantenimiento para un centro, introduciendo los datos manualmente, ronda los 2 ó 3 meses dependiendo del tamaño de la instalación. No obstante, los GMAO o CMMS actuales suelen tener herramientas de importación de datos que reducen este tiempo, siempre que la empresa tenga la información bien estructurada en distintos formatos digitales, como por ejemplo Excel.
Creación de los Planes de Mantenimiento PMS
Aun así, es muy complicado que podamos crear la BBDD de mantenimiento de un centro en menos de un mes. Para reducir este tiempo aún más, existen sistemas de gestión de mantenimiento, que permiten utilizar estrategias de centralización.
Este proceso consta de dos pasos:
- La creación de una estructura de tipos de activos, única para todos los centros de trabajos de una empresa. A estos tipos de activos se les asociarán los repuestos, la documentación asociada y el plan de mantenimiento a realizar en cada caso.
- La distribución de los tipos de activos aplicables a cada centro. Es decir, no todas las instalaciones utilizarán los mismos tipos de activos, aunque un tipo de activo podrá ser utilizado por tantos centros como sea necesario.
Una vez que cada centro tiene los tipos de activos necesarios, el usuario de cada instalación podrá asociar su estructura de activos a los tipos, de forma que toda la información creada en el tipo de activo se volcará automáticamente a los registros.
Un tipo de activo puede tener asociados tantos activos como se necesite. Esta funcionalidad es muy beneficiosa para centros con activos iguales que realizan distintas funciones.
La utilización de estrategias de centralización de mantenimiento, una vez creada la estructura de tipos de activos, permite reducir el tiempo de creación de la BBDD de nuevas instalaciones en un 90%.
El usuario solo tendrá que crear la información básica de la estructura de activos del nuevo centro (código y nombre), ya que el resto de la información la heredará del tipo al que asociemos el activo.
Beneficios de la Centralización del Mantenimiento
Esta metodología no solo reducirá el tiempo de creación de los planes de mantenimiento de cada centro, sino que nos permitirá:
- Tener una estructura unificada de activos para todas nuestras instalaciones, con los mismos criterios de mantenimiento.
- Tener una estructura unificada de repuestos y visibilidad del inventario global y por centro de cada elemento.
- Centralizar las compras de material, suministrando a cada centro los elementos necesarios y mejorando los precios por volumen de compra.
- Obtener informes corporativos de forma rápida y eficaz.
Sin lugar a dudas, la centralización es la mejor herramienta para aumentar la efectividad en la gestión del mantenimiento.
Juan Antonio Mojón
Director División Software de Aeromarine