Uno de los aspectos más importantes en el proceso de digitalización de la información de mantenimiento, es decidir cómo se alojarán los datos. En otras palabras, donde se ubicará la base de datos de nuestro sistema de mantenimiento. En este artículo analizamos las ventajas e inconvenientes de los dos tipos de instalaciones: ¿GMAO en la nube o en local?
La tendencia de los últimos años ha sido la de intentar externalizar servicios para abaratar el mantenimiento de las estructuras IT de las empresas, reducir el personal de sistemas y mejorar el acceso a la información de los usuarios.
No obstante, el aumento de los ciberataques está provocando que las empresas inviertan más en seguridad de la información y que, en cierta medida, se replanteen externalizar servicios que contengan datos sensibles.
Por otra parte, existe tecnología suficiente que garantiza el acceso a la información sin necesidad de ubicar los datos fuera de las instalaciones de la empresa.
¿GMAO en la nube o en local?: despejando dudas
Muchas de las ventajas e inconvenientes que distintos fabricantes esgrimen para que las empresas decidan la ubicación de los datos no son del todo ciertas. Vamos a intentar poner algo de luz sobre algunas de las dudas que, en nuestra experiencia, las organizaciones suelen tener:
- La ubicación de la base de datos de un GMAO no limita el acceso a la información. Es el tipo de sistema el que condiciona la interacción de los usuarios. Por ejemplo, si instalamos una aplicación web, el usuario podrá acceder desde cualquier lugar independientemente de que la BBDD este instalada en una nube o en las instalaciones de la empresa.
- La instalación de una BBDD en la nube no significa que la empresa tenga que compartirla con otros clientes del fabricante del software. Existen fabricantes que ofrecen un GMAO con una BBDD que comparten todos sus clientes y otros con BBDD individualizadas, que pueden instalarse en una nube privada o en las instalaciones de la empresa. Es necesario que la empresa valore cuales son sus necesidades y que decida el modelo de “nube” que quieren para su GMAO.
- Tanto los sistemas instalados en la nube como los locales pueden necesitar internet. De nuevo depende del sistema. Hay sistemas que tienen su BBDD en local, pero tienen servicios que son accesibles desde internet. Este es el caso, por ejemplo, de las grandes corporaciones, que tienen instalada la BBDD en su central y a la que se conectan los distintos centros de trabajo.
- ¿Quién accede a la información y qué pasa si la empresa abandona el sistema instalado? El software implementado debe garantizar el acceso a los datos únicamente al personal autorizado de la empresa. En el caso que la base de datos se aloje en la nube del fabricante del software, este debe especificar quién y en qué condiciones accede a los datos. Por último, el fabricante debe asegurar que los datos son accesibles únicamente por el cliente en el caso de finalización del servicio, evitando la pérdida de información.
- No es más caro implementar un GMAO local que uno en la nube. Esto únicamente es cierto si el sistema contratado tiene una única BBDD para todos sus clientes.
Los precios de contratar un alojamiento “nube” privado en Azure, AWS, u otros suministradores con seguridad certificada, puede tener un coste muy parecido a mantener una estructura de servidores en las instalaciones de la empresa.
Respecto al coste de configuración y puesta en marcha, depende de cada sistema y no del alojamiento de los datos.
Aspectos corporativos que influyen en la instalación de un GMAO en la nube o en local
En la realidad, los aspectos principales que deciden como se instalan los sistemas IT de una empresa son:
- Cómo trata cada empresa la gestión de seguridad de la información.
Hoy en día, las empresas están invirtiendo cada día más dinero en la implementación de sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGIS). Estos sistemas incluyen todas las plataformas IT de la empresa como: redes LAN y WAN, conexiones a internet, VPNs, gestión de servidores, terminales de usuarios (PCs, ordenadores portátiles, móviles, discos duros extraíbles, etc), sistemas instalados, etc.
Las BBDD y aplicaciones son una pequeña parte de toda la infraestructura y debe de cumplir con las reglas y restricciones corporativas definidas desde seguridad.
Teniendo en cuenta este aspecto, la instalación de aplicaciones en los centros corporativos, en una nube privada o en una nube propiedad de un fabricante de GMAO, dependerá de cómo de estricta sea la seguridad en cada caso.
- La estructura, tamaño y capacidad del departamento IT
Si la empresa tiene un equipo suficiente para mantener toda su estructura, es probable que los sistemas IT se instalen en local o utilizando servicios de nube privados certificados, controlados por ellos.
En el caso de empresas pequeñas, es más normal querer contratar servicios con alojamiento de datos, compartiendo BBDD con otros clientes. Esto permite eliminar los costes de mantenimiento de la estructura IT y acceder a sistemas de pago por uso mucho más baratos.
Conclusión
La decisión de instalar un GMAO en la nube o en local no está condicionada por el acceso a la información ni por el coste de implementación. Existen sistemas más caros y más baratos en las dos modalidades.
Lo que es importante a la hora de analizar el tipo de alojamiento es la gestión de la seguridad de la información y la estructura del departamento IT de la empresa.
En la medida que sea posible, nosotros recomendamos la instalación del GMAO en una nube privada con seguridad certificada y mantenida (tipo Azure o AWS) o en una estructura securizada propiedad de la empresa.
Contáctanos si necesitas más información sobre las distintas soluciones GMAO que podemos ofrecer a su empresa