El stock de seguridad es el inventario extra que se tiene para hacer frente a imprevistos y evitar las roturas de stock; calcularlo y contar con un correcto stock de seguridad permite una mejor gestión del inventario.
¿Qué es el stock de seguridad?
El concepto de stock de seguridad está relacionado con el concepto de stock, stock de ciclo y rotura de stock de los que hablamos a continuación.
El stock es la cantidad de mercancías o las existencias de un determinado producto que almacena la empresa. Es necesario garantizar de forma rentable la presencia de stock para satisfacer la demanda. Por un lado, la demanda externa de los clientes y por otro, la demanda interna propia de la producción cuando se necesitan materias primas o piezas para poder fabricar.
Las existencias almacenadas fluyen a lo largo del tiempo en zonas valle cuando se consumen las materias primas o se venden los productos y en zonas de picos cuando se reciben productos o se producen. Se suelen hacer pedidos de un tamaño tal que permita atender la demanda normal durante un periodo de tiempo largo. A este stock se le denomina stock de ciclo.
El stock de seguridad es el stock previsto para demandas inesperadas de clientes o retrasos en las entregas de los proveedores. Es un colchón complementario al stock de ciclo cuyo objetivo es evitar las roturas de stock. El stock de seguridad permite satisfacer la demanda aunque surjan:
- Averías en la fase de producción
- Retrasos de los proveedores de los materiales
- Huelga de los trabajadores
- Crecimiento excesivo imprevisto en la demanda de un producto
Cuando no se puede hacer frente a la demanda se produce una rotura de stock con las consiguientes pérdidas de ventas, de imagen y de confianza de los clientes externos o internos. El objetivo en la gestión del stock de seguridad es mantener un nivel de stock de seguridad óptimo para evitar que haya exceso o escasez.
Si se utiliza un software de gestión, como nuestro GMAO AMOS , se pueden establecer los niveles máximo y mínimo de stock, el nivel de pedido y la cantidad de aprovisionamiento para que de forma automática se generen alarmas e incluso solicitudes de material.
¿Cómo calcular el stock de seguridad?
Para hacer el cálculo del stock de seguridad, hay que tener en cuenta:
Plazo de entrega. Es el tiempo estimado que tarda un proveedor en suministrar los productos pedidos. Generalmente, la empresa tendrá acordado con el proveedor un tiempo de suministro concreto.
Desviación normal del plazo de entrega de los pedidos. Al plazo de entrega se le suele añadir una desviación o retraso extra que será el que cubra el stock de seguridad.
Demanda del stock de seguridad. Generalmente se realiza una predicción optimizada de demanda hallando la diferencia entre las cifras de demanda máxima y uso promedio en un periodo determinado para salvar las fluctuaciones estacionales.
Desviación estándar de la demanda. A la demanda de stock de seguridad se añade una desviación o aumento de la demanda que será el que cubra el stock de seguridad.
Tasa de servicio deseado. El nivel de servicio es el tiempo en satisfacer la demanda interna o externa. Tener una buena tasa de servicio significa que se puede suministrar el producto que se demanda en el momento en que se necesita. Se trata del indicador inverso a la rotura de stock. La decisión de qué nivel de servicio dar depende de la política de la empresa, del tipo de producto y del sector en el que opera.
Para calcular el stock de seguridad debemos considerar el plazo máximo de entrega, es decir, cuánto tardarían en llegar las mercancías en caso de que se produjera un retraso. El stock de seguridad deberá ser lo bastante grande para cubrir la demanda media en esos días; de este modo, el stock de seguridad se calculará según la siguiente fórmula:
SS = (PME – PE) x DM
Siendo, SS= Stock de seguridad PME= Plazo máximo de entrega PE= Plazo normal de entrega DM = Demanda media
Un software de gestión o GMAO como AMOS facilita los cálculos porque para hacerlos se pueden utilizar los datos almacenados en sus distintos módulos integrados (compras, mantenimiento, almacén).
Gestión del stock de seguridad: el método ABC
Puede ser complejo para una empresa calcular el stock de seguridad para todas sus existencias o incluso puede no ser rentable. Por ello, se suele usar un método de gestión basado en la Ley de Pareto: el método ABC.
La Ley de Pareto establece que aproximadamente al 20% de elementos de un conjunto le corresponde el valor de aproximadamente del otro 80%. Así, por ejemplo, el 80% de las ventas de una empresa corresponden a un 20% de los productos que la empresa comercializa; el 80% de las averías se corresponde al 20% de los equipos en funcionamiento, etc. Esta desproporción también suele presentarse en el caso de los inventarios.
El método ABC consiste en dividir las existencias totales en tres grupos:
Grupo A. Está formado por un número reducido de artículos (un 5-20%) cuya ausencia conllevaría una gran probabilidad de rotura de stock (un 60- 80%).
Grupo B. Suponen un número mayor de artículos (un 20-40%) con una probabilidad de rotura de stock del 30-40%.
Grupo C. Representa el mayor número de artículos (sobre un 50-60%) con una probabilidad de rotura de stock del 5-20%.
Esta clasificación permite darle un nivel de criticidad a los artículos y centrar el cálculo del stock de seguridad en aquellos que pertenecen al Grupo A, al menos en un primer momento. También aquí una herramienta de software puede facilitar la tarea al permitir clasificar y filtrar las existencias por criticidad.
Conclusión
El stock de seguridad prepara a la empresa frente a imprevistos. Su cálculo óptimo permite no concurrir en costes financieros o de almacenamiento innecesarios. Las herramientas informáticas permiten mantener datos históricos correctos, hacer esos cálculos, tener alarmas y mejorar la gestión del inventario. Si necesitas más información de cómo nuestro software GMAO AMOS puede ayudar a ello, contáctanos.