En este artículo analizaremos la necesidad de realizar una gestión de inventario con una herramienta que nos permita establecer la imagen real de stock de cada uno de nuestros Almacenes.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventarios permite controlar los activos materiales que posee la empresa en cada ubicación, permitiendo asignarles un valor y poniéndolos a disposición del personal que necesite utilizarlos. Este control es imprescindible para calcular el activo inmovilizado, planificar las compras necesarias para atender las labores de mantenimiento y detectar material obsoleto que podría ser vendido, transferido o desechado. Habitualmente las empresas definen inventarios mínimos para los materiales más sensibles o que pueden provocar paradas de producción costosas, evitando roturas de stock causadas por averías, mantenimientos planificados o fabricación.

También se pueden definir otros parámetros como: inventario máximo, nivel de stock y cantidad a pedir en ese nivel para pedidos automáticos, etc.

Métodos de gestión de inventario más utilizados

Existen distintos métodos de inventario que se pueden utilizar dependiendo de las necesidades y el entorno de trabajo de cada cliente. Algunos de estos métodos podrían ser:

• Análisis ABC que divide el stock en tres categorías y las gestiona por separado. Las catergorías son: Coste elevado y cantidad pequeña, Coste medio y cantidad media y Coste pequeño y cantidad elevada.
• Consigna, que permite al cliente mantener repuestos, que pertenecen a un tercero, almacenados en sus instalaciones hasta que sea necesaria su utilización.
• Just in Time, que consiste en mantener un stock bajo y comprar el material unos días antes de que sea necesaria su utilización. Este método ahora costes, pero aumenta el riesgo de parada de producción.

No obstante, es necesario realizar un buen análisis de la naturaleza del negocio de cada empresa y de la criticidad de los repuestos que se utilizan, antes de decidir el método a utilizar.

Nosotros nos vamos a centrar en analizar como gestionar el stock del área de mantenimiento de un centro de producción (como una fábrica, un barco o una planta energética). Este tipo de instalaciones deben de asegurar disponibilidades muy altas, ya que el coste de parada por hora es extremadamente alto.

La gestión de inventario de un centro de producción

La base de la gestión del inventario de un centro de producción consiste en identificar y clasificar los materiales, repuestos y fungibles por su criticidad dentro de la instalación. Un material puede ser crítico por diversas razones: si es utilizado en activos críticos para el negocio, si es un material con un plazo de entrega muy elevado o si es difícil encontrar suministradores o fabricantes que lo vendan. Podemos bajar la criticidad de un repuesto aumentando su nivel de inventario o llegando a acuerdos con suministradores para pactar tiempos de entrega, de forma que podamos asegurar su disponibilidad.

Una vez que tenemos clasificado el material, es necesario establecer las herramientas mínimas que nos permitirán controlar el estado de cada elemento y anticiparnos a las necesidades futuras.

A este estado de control lo llamaremos Imagen Real de Inventario.

A continuación, vamos a analizar, utilizando nuestro GMAO AMOS, que herramientas son necesarias para obtener la imagen real de un inventario.

Imagen real de inventario con el GMAO AMOS

Para conseguir la imagen real del inventario es necesario controlar 4 parámetros principales:

• Inventario existente en todas las ubicaciones de la empresa, ya sea en el propio centro de trabajo o en almacenes o instalaciones externas.
• Nivel mínimo de stock para cada material.
• Material reservado para la realización de labores de mantenimiento programadas.
• Pedidos de material realizados desde el departamento de compras.

Los pasos necesarios para poder calcular la imagen real de inventario son:

1. Verificar el stock disponible de cada repuesto, en todas las ubicaciones de la empresa, restándolo del stock mínimo a mantener. Ejemplo: si entre todas las ubicaciones tenemos 10 unidades del repuesto Tuerca, y el stock mínimo está configurado en 3, realmente podremos utilizar 7 unidades si realizar un pedido de compra. 
2. Comprobar que las reservas realizadas por del departamento de mantenimiento no excedan las unidades disponibles. Ejemplo: Imaginemos que, para nuestro repuesto tuerca, el departamento de mantenimiento ha reservado 12 unidades para trabajos en los 2 próximos meses. Nuestra disponibilidad es de 7 unidades o de 10 si bajamos del umbral mínimo de stock. La conclusión es que nos haría falta pedir 5 unidades para cumplir con los criterios de mantenimiento y con nuestro nivel mínimo de stock. 
3. Analizar la necesidad de realizar pedidos de material. Es recomendable hacer peticiones de material cuando se llegue al nivel mínimo de Stock. Ejemplo: Continuando con nuestro ejemplo, antes de realizar un pedido de material es necesario comprobar que no hay pedidos anteriores para ese material. De esta forma se evitan pedidos duplicados, aumentando el coste de la instalación. En el caso de no haber procesos de compra abiertos, deberemos hacer un pedido de compra de un mínimo de 5 unidades, para mantener el nivel mínimo de stock.

En el GMAO AMOS, toda esta información se puede visualizar desde la misma ventana.

• En la pestaña General, tendremos toda la información de las ubicaciones disponibles y del inventario mínimo de cada repuesto.
• En la pestaña Reservado en OTs veremos los trabajos de mantenimiento que tiene reservas de material para cada repuesto.
• En la pestaña de Órdenes Pendientes podremos consultar si existen procesos de compra abiertos o si es necesario crear un pedido de material.

 

Necesidades de material en el Futuro

Otra herramienta fundamental es el cálculo de los repuestos que necesitaremos en un periodo determinado.

Para realizar este estudio, el GMAO AMOS tiene la funcionalidad de Previsión de Stock, que permite al usuario calcular la necesidad de material seleccionando el rango de repuestos y el periodo tiempo que necesitemos.

Esta funcionalidad calcula tanto la cantidad de material necesario como su coste unitario y total.

 

 

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Juan Antonio Mojón