En esta entrada hablaremos del precio de un GMAO o programa de gestión de mantenimiento y los factores que lo determinan.
El precio de un GMAO gratuito
No existen soluciones GMAO gratuitas. Sí, hay programas informáticos que se anuncian como gratuitos pero la realidad es la siguiente:
- En algunos casos la gratuidad es por un tiempo limitado.
- La funcionalidad es escasa o el número de usuarios es insuficiente y el cliente tendrá que pagar para ampliar.
- La solución es obsoleta y su uso real impracticable.
- Un GMAO gratuito carece de un grupo de desarrolladores y técnicos que garanticen su soporte técnico y su actualización a lo largo del tiempo, a no ser que se pague por ello y por tanto deja de ser gratuito.
- En cualquier caso hay que pagar la instalación, el alojamiento de la solución y su mantenimiento, bien al propio proveedor de software o bien comprando los equipos y gestionándolo internamente.
- Algunos proveedores ofrecen gratuitamente el programa pero cobran por la recuperación de los datos, el mantenimiento, el soporte técnico, etc.
- En casi todos los casos, el cliente tiene que hacer ajustes para que el GMAO gratuito sea un GMAO realmente operativo; esto implica como mínimo un tiempo y generalmente la contratación de un servicio externo.
- Hay GMAOs que se anuncian como gratuitos por ser OpenSource, es decir, programas desarrollados con código abierto y desarrollados por una comunidad de programadores voluntarios. Sin embargo, la instalación, adaptación y uso de estos programas normalmente requiere personal con conocimientos avanzados de programación. El idioma de la aplicación puede no ser el que se necesite y además, no existe garantía de que estos voluntarios sigan actualizando el software en el futuro.
- Por último, en casos malintencionados los GMAOs gratuitos son en realidad falsos ejecutables con un riesgo de malware alto.
En conclusión, el principal atractivo de un GMAO gratuito es su falta de precio; sin embargo, esto enmascara sus costes ocultos y lo hacen inviable en un entorno profesional. Sus limitaciones son visibles muy rápidamente en la práctica; el número limitado de usuarios, de funcionalidad y la falta de soporte son las más evidentes.
El precio de un GMAO profesional
Las ofertas de GMAO profesionales ofrecen un precio que va a depender del valor de varios factores. Vamos a verlos.
Licencia de uso y Alojamiento de los datos
Aquí nos encontramos ante el alcance del GMAO en relación al número de usuarios y la funcionalidad. Cuanto mayor es el número de usuarios y más amplia la funcionalidad, lógicamente el precio aumenta. Así que el primer paso para definir el rango de precios es definir la funcionalidad necesaria y el número de usuarios. Pero una vez hayamos definido esto, hay que tener en cuenta las opciones de alojamiento. Las opciones actuales son el alojamiento en la nube o en la propia red del cliente.
Generalmente, el alojamiento en la nube o software como servicio se ofrece a un precio por uso, es decir, su precio depende del número de usuarios/funcionalidad y el tiempo de contratación. Por ejemplo, el precio puede ser una cuota por usuario y mes. Tanto la aplicación como los datos están instalados en equipos gestionados por el proveedor del GMAO o por terceros.
El alojamiento en la propia red del cliente se ofrece a un precio fijo, es decir, su precio depende del número de usuarios/funcionalidad por un tiempo ilimitado. Tanto la aplicación como los datos están instalados en la propia red del cliente que es quien los gestiona y el soporte técnico de la aplicación lo proporciona el proveedor del software GMAO.
Las ventajas de una tecnología son las desventajas de la otra
La primera ventaja del alojamiento en la nube es la inversión inicial. El alojamiento en la nube suele implicar una inversión inicial menor que la instalación en la propia red del cliente. Esto tiene una ventaja añadida y es que permite evaluar la solución por un tiempo y en un futuro optar, siempre que la aplicación cumpla con las necesidades y expectativas y siempre que el proveedor ofrezca la posibilidad, por la contratación y por tiempo ilimitado del alojamiento en la propia red.
La segunda ventaja es la facilidad tecnológica, ya que el alojamiento en la nube incluye la gestión y mantenimiento de los servidores ajenos al cliente donde se aloja la información y por tanto incluye también los costes asociados. Esta ventaja puede no ser tal, cuando el cliente tiene la capacidad tecnológica para albergar la aplicación.
Los principales inconvenientes del alojamiento en la nube son las permanencias en la contratación, muy habituales, y la pérdida del control y acceso a los datos. En cuanto a las permanencias, éstas suelen incluir penalizaciones por finalización o pagos anticipados.
En cuanto a la pérdida de control y acceso a los datos, hay varios puntos a tener en cuenta. Los datos están en un servidor que está en un centro de datos, que hace la copia de seguridad en otro que está en… Por ello, muchos clientes prefieren gestionar y albergar los datos en sus propias instalaciones, haciéndose responsables de su seguridad y control. Hay más consideraciones sobre la pérdida de control y acceso a los datos cuando el alojamiento es en la nube. Algunos proveedores no permiten el acceso a los datos o cobran por su recuperación una vez el contrato termina. Aunque la disponibilidad de los servidores suele ser alta, la decisión de paradas no depende del cliente y por último, hay que tener en cuenta que el cumplimiento de los aspectos legales de la protección del tratamiento de datos es responsabilidad final del que contrata el servicio.
Soporte técnico
No sólo nos referimos al apoyo técnico durante la instalación del GMAO, sino también durante todo su ciclo de vida, esto es, su adaptación a las nuevas tecnologías, actualizaciones de versión, nuevas funcionalidades, mejoras continuas y soporte técnico en caso de incidencias. Existen muchas modalidades de soporte técnico.
Cuando el alojamiento es en la nube y el precio es una cuota por usuario y tiempo, generalmente se incluye un Contrato de Soporte durante el tiempo de contratación del software. Cuando el alojamiento es en la instalación del cliente, se incluye un Contrato de Soporte ya sea anual, semestral, etc. que incluye por ejemplo los desarrollos de nuevas versiones del GMAO o el soporte técnico ante incidencias. También hay otras modalidades: Bolsas de horas, Soporte in situ por un número de visitas concertado o Soporte 7×24 por citar algunas.
Personalizaciones
En muchos casos es necesario personalizar el GMAO en ciertos aspectos. Por ello, es necesario saber si la aplicación GMAO que vamos a implantar en la empresa lo permite ahora o en un futuro y también su precio.
Configuración, puesta en marcha y formación
Suelen ser costes comunes a cualquier a cualquier opción GMAO. Su precio dependerá de la dificultad técnica, el tiempo empleado en ello y si se realiza presencial o remotamente.
Valores añadidos
Son aquellos servicios o productos que se ofrecen de forma complementaria al GMAO por un precio adicional y que pueden ser clave en la decisión de compra. Por ejemplo, la realización de la base de datos sobre la que se implementa el GMAO, bien desde los datos en papel/digitales o desde otro sistema GMAO existente o el desarrollo de interfaces o programas que conecten el GMAO con otros sistemas informáticos de la empresa como SCADA, Contabilidad, Compras o Recursos Humanos
Conclusión
El precio de un GMAO dependerá de las necesidades que cubre y del valor que aporta. Una solución profesional tiene un coste; no existen soluciones GMAO gratuitas. En esta entrada, hemos visto cómo las funcionalidades, el número de usuarios, la tecnología empleada o el soporte técnico son algunos factores que influyen en el precio final de un GMAO. Una opción antes de tomar una decisión de compra, es solicitar una demo, evaluarla y hacer un estudio ROI. Nosotros podemos ayudarle en ello.
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