Generalmente, el mantenimiento se ve como un mal necesario. Un coste que no se puede evitar si se quiere garantizar la producción o la fiabilidad de una instalación. No obstante, es necesario analizar este área como el resto de los procesos corporativos de la empresa. Avanzar hacia la digitalización del mantenimiento con un GMAO, o una herramienta de gestión, permitirá reducir costes, optimizar procesos y mejorar la rentabilidad.
Os proponemos una serie de pasos que ayudarán al departamento técnico a conocer sus necesidades y estudiar las posibles soluciones de mejora.
1. Análisis de las necesidades internas
Este estudio debe incluir todos los aspectos relacionados con: metodología de trabajo, personal disponible, resultados obtenidos y herramientas existentes.
Metodología de trabajo
Es imprescindible revisar todos los procedimientos del área de mantenimiento, incluyendo: planificación de los trabajos, comunicación y resolución de averías, realización de mantenimientos planificados y predictivos, acceso a los históricos de trabajo y informes utilizados.
Cada paso de estos procesos debe ser analizado en detalle, buscando alternativas que permitan optimizarlos mediante su digitalización, pero sin afectar a su operatividad.
Personal disponible
Una vez que hemos definido como queremos mejorar los procedimientos, tenemos que garantizar que estos se pueden cumplir con el personal disponible.
Para conseguir este objetivo, analizaremos el volumen de preventivos y de correctivo “típico” de la empresa en un año, y la carga de trabajo que reporta a nuestro personal técnico.
Normalmente, la digitalización reduce el tiempo empleado en la planificación, los informes de trabajo y el análisis de datos. Esto permitirá que los operarios puedan dedicar más tiempo a las tareas de mantenimiento.
El objetivo es establecer la carga de trabajo actual y estimar la que se tendría si se realizara la digitalización del mantenimiento con un GMAO.
Resultados obtenidos
¿Cumplimos con nuestra planificación de preventivos? ¿Cuál es la ratio de preventivo respecto a la de correctivo? ¿Analizamos datos para mejorar? ¿Presentamos datos de calidad a la dirección que ayuden a la toma de decisiones?
Herramientas existentes
En este apartado estudiaremos todas las herramientas de hardware y software que ayudan al personal técnico y a los responsables a gestionar su trabajo y a mejorar su día a día.
Definición de las necesidades internas
El estudio de los aspectos descritos anteriormente, permitirá la concreción de un listado con las necesidades internas del departamento técnico. Este listado priorizará aquellas necesidades que reporten una mayor optimización y permitan reducir costes y aprovechar al máximo nuestros recursos.
2. Búsqueda de una solución tecnológica
Existen multitud de sistemas de gestión de mantenimiento, GMAO o CMMS en el mercado. Uno de los errores más habituales en la digitalización del mantenimiento con un GMAO, es elegir el sistema más barato, dando por sentado que todos tienen las mismas características y que se podrán adaptar a nuestros requisitos.
En la elección de un sistema de gestión de mantenimiento hay que tener en cuenta dos aspectos fundamentales: el producto y la implementación.
Producto
Es necesario analizar cada GMAO y compararlo con nuestro listado de necesidades, definiendo una matriz de cumplimiento, que nos ayude a elegir la solución idónea para nuestra empresa.
Además de la funcionalidad, se deben tener en cuenta aspectos como:
- Tipo y precio de licencias y contratos de mantenimiento.
- Protecciones de Ciberseguridad del software.
- Sistema intuitivo y fácil de utilizar por los usuarios.
- Que el software permita gestionar de forma independiente todos los centros de trabajo, permitiendo al mismo tiempo obtener datos corporativos.
- Herramientas específicas diseñadas para cada función: operarios de mantenimiento, almacén, personal de compras, etc.
- Apps de movilidad que permitan agilizar los procesos.
- Que permitan la eliminación del papel.
- Automatización de los procesos de principio a fin.
- Adaptable por configuración o desarrollos particulares.
- Herramientas de análisis necesarias para la mejora continua.
Implementación
La correcta implementación de un GMAO es la que garantiza el éxito del proyecto. Para cada sistema es necesario cuantificar los trabajos necesarios:
- Instalación y configuración del software.
- Formación a usuarios.
- Modificaciones necesarias para el cumplimiento de la matriz de requisitos.
- Interfaces con otros sistemas IT.
3. Matriz de Comparación e Informe de Digitalización
Una vez analizados todos los sistemas con nuestros requisitos internos, es necesario hacer una matriz comparativa para comprobar que sistemas cumplen mejor.
Nosotros recomendamos analizar al menos 6 sistemas y seleccionar los 3 mejores, definiendo los puntos fuertes y débiles de cada uno de ellos.
Esta matriz debe de incluirse en un informe de digitalización en el que estableceremos nuestra prioridad de elección de sistema, basándonos en la optimización de costes y eficiencia que se alcanzaría con cada uno de ellos.
Una vez definido este informe, estaremos preparados para afrontar el siguiente paso: convencer a la dirección de la necesidad de implementar un GMAO.
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