en el entorno profesional cada vez nos encontramos con más acrónimos que, en muchos casos no sabemos a que se refieren y cual es su utilidad. En gestión de mantenimiento tenemos un claro ejemplo: ¿qué es un GMAO y para que sirve?.

Un GMAO ( Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) es el acrónimo más utilizado en España para definir a un Software de Gestión de Mantenimiento. Existen otros acrónimos que se refieren a estos sistemas, como pueden ser CMMS (Computerized Maintenance Management Software) o GMAC (Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora). Independientemente de su denominación,  este tipo de software sirve para estructurar, planificar y controlar las tareas de mantenimiento de una instalación, los materiales, herramientas, el personal necesario para su realización y el análisis de los costes implicados en todo el proceso.

Módulos Principales de un GMAO

En el mercado se puede encontrar una gran variedad de software GMAO con distintas características y módulos dependiendo del sector al que se enfoquen o del tipo de empresa al que estén orientados. No obstante, es necesario que una herramientas GMAO tenga, como mínimo, los siguientes 5 módulos:

• Mantenimiento
• Stock (Materiales, Repuestos y control de Almacenes)
• Compras
• Centros de Coste y Presupuestos
• Análisis de datos (Informes, KPIs y Cuadros de Mando)

En los últimos años, y debido a la creciente integración de la gestión de mantenimiento con la de los procesos de calidad como la ISO 9001, los GMAO más avanzados ofrecen a sus clientes otros módulos adicionales. Algunos de estos módulos son:

• Gestión de Documentación de Estándares de Calidad (creación de manuales de calidad con procedimientos, procesos, no conformidades, accidentes , situaciones de Riesgo…)
• Auditorias e Inspecciones
• Mejora Continua
• Gestión de Riesgos

Dependiendo de si la empresa tiene o no otros programas de gestión (ERP, sistemas de Facturación, sistemas de control de almacenes…) instalará los módulos GMAO que necesite, pudiendo integrarlos con el resto de los sistemas de la información. Los dos módulos más implementados de este tipo de soluciones son los de mantenimiento y stock.

Funcionalidades Esenciales de un GMAO

Las funcionalidades mínimas que cualquier software GMAO debe tener, son las siguientes:

• Capacidad para gestionar un número ilimitado de centros de trabajo en la misma base de datos.
• Gestión de la estructura jerárquica de los activos de cada centro de trabajo.
• Tipos de Activos, que permiten definir un equipo una vez y duplicarlo las veces que sea necesario, evitando introducir información repetida en el sistema.
• Creación y reporte de trabajos correctivos.
• Definición, planificación y activación de los preventivos por al menos los siguientes métodos:
  • Calendario (días, meses, años).
  • Contadores de horas de trabajo o puntos de medida.
  • Eventos (activación manual del usuario).
• Mantenimiento planificados puntuales, como la instalación de una nueva máquina.
• Mecanismos para reducir el número de órdenes de trabajo: rutas de trabajo, activación de OTs por estado de máquina, etc.
• Gestión del personal técnico interno y externo (contratas).
• Gestión de Almacenes y repuestos.
• Control de inventario.
• Solicitudes de mantenimiento.
• Imputar los costes de materiales, personal, herramientas y costes misceláneos en cada orden de trabajo, independientemente del tipo (correctivo, preventivo, puntual,…)
• Control del ciclo de compra.

Módulo de Mantenimiento

El módulo de mantenimiento de un GMAO debe ser capaz de gestionar las tres estrategias básicas de mantenimiento: correctivo, preventivo y predictivo. No obstante, el eje principal de este tipo de sistemas es la definición, creación y planificación de las gamas de mantenimiento preventivo de una instalación, que permite reducir los costes operativos, mantener bajo control el estado del parque de maquinaria y planificar el mejor momento para realizar paradas.

Un buen software de gestión de mantenimiento es el que facilita la implementación de los datos necesarios para su funcionamiento, evitando duplicidades que retrasan la generación de los registros del sistema:

• Definición de descripciones de trabajo estándar que se puedan utilizar en distintos activos con diferentes frecuencias
• Tipos de activos en los que definir las gamas de mantenimiento, los repuestos y documentos relacionados, de forma que la información se pueda reutilizar tantas veces como sea necesario creando activos nuevos.
• Exportación de tipos de activos y activos a otros centros de trabajo

Otro pilar fundamental de un GMAO es la capacidad de reportar el trabajo realizado, incluyendo toda la información que se necesitará después para analizar los costes de cada operación: 

• El tiempo utilizado
• El tiempo de parada de máquina
• Las causas y consecuencias de la tarea de mantenimiento
• Registro de lecturas de contador o puntos de medida
• Personal implicado en la tarea y tiempos empleados
• Material utilizado
• Herramientas 
• Comentarios 
• Plantillas de datos
• Adjuntos

Todos estos datos después serán accesibles en el histórico de mantenimiento, para que los responsables del área puedan ver qué se hizo en cada intervención y realizar comparaciones entre trabajos y centros de trabajo. El análisis del histórico de trabajo es el que nos permitirá saber qué equipos tienen más averías, verificar que se realiza el mantenimiento correctamente, comprobar el ratio correctivo / preventivo de cada centro, etc.

Módulo de Stock

Permite definir los materiales y repuestos comprados por la empresa y organizados en una estructura jerárquica de ubicaciones. Un buen módulo de stock debe permitir:

• Clasificar los materiales y repuestos según su criticidad definiendo el stock máximo y mínimo en los almacenes, y las cantidades a pedir automáticamente a un nivel definido previamente.
• Definir tantas ubicaciones como necesite cada repuesto, ya sean en el mismo centro o en otras instalaciones.
• Crear tantos proveedores por repuesto como sea preciso, con sus precios, plazos de entrega, validez de precios, cantidades mínimas, códigos, etc.
• Reservar repuestos y materiales para órdenes de trabajo.
• Asociar repuestos a activos.
• Hacer movimientos de inventario de cada repuesto.
• Comprobar el inventario físico.
• Imprimir etiquetas.
• Estimar el volumen de compra de repuestos basándose en el gasto de periodos anteriores.

El módulo de stock debe de aportar la información necesaria para evitar roturas de stock que impidan la realización de las tareas de mantenimiento planificadas y, en especial, las averías que se produzcan en la instalación.

Módulo de Compras

El módulo de compras de un GMAO es una de las funcionalidades que puede ser sustituida por el sistema ERP de la empresa. No obstante, la funcionalidad de este módulo debe cubrir el ciclo de vida completo de una compra:

• Pedidos de Material del personal de mantenimiento.
• Solicitud de ofertas a suministradores.
• Comparación y elección de la mejor oferta.
• Órdenes de Compra.
• Recepción del material.
• Comprobación de la calidad del material recibido.
• Imputación de factura
• Organización de entregas de material a otros centros de trabajo

Módulo de Centros de Coste y Presupuestos

Este pequeño módulo nos permitirá definir un árbol jerárquico de centros de coste y presupuestos que podremos asignar a una máquina o tipo de trabajo. Cada centro de coste permite definir un presupuesto máximo anual, de forma que podamos ver la evolución del gasto a lo largo del año y su desviación.

Es muy importante definir correctamente los distintos centros de coste y presupuestos, si queremos obtener datos suficientes para analizar los costes por instalación / departamento / máquina, y su rentabilidad.

Módulo de Análisis de Datos

Hoy en día, la mayoría de los GMAO tienen módulos de análisis de datos que permiten a los usuarios generar su propios informes, KPIs y cuadros de mandos para controlar los costes de su gestión.

Además la mayoría de ellos tienen funcionalidad para:

• Calcular la carga de trabajo de mantenimiento basándose en las gamas definidas en cada instalación.
• Conocer el gasto de repuestos basándose en ejercicios anteriores.
• Generar alarmas con los parámetros más importantes de cada uno de los módulos.

El módulo de análisis de datos es la razón principal por la que las empresas invierten en un software GMAO, ya que les permite obtener datos sobre la rentabilidad de operación de una instalación determinada.

Beneficios de Instalar un GMAO

Los principales beneficios que una empresa obtener cuando instala un software GMAO son:

• Creación u optimización de las gamas de mantenimiento de cada sistema / equipo.
• Eliminar el papel y reducir la burocracia.
• Aumentar la disponibilidad y eficacia del equipo de mantenimiento.
• Aumentar la calidad de la información reportada en cada tarea de mantenimiento: horas hombre, repuestos, fotografías de incidentes…
• Controlar los inventarios y saber cuándo se ha de pedir material.
• Estandarización de las tareas de mantenimiento en todos los centros de trabajo.
• Plataforma para integrar información con otros sistemas IT como ERP, SCADAs, etc.
• Reducir pedidos de material iguales de distintos departamento o centros.
• Controlar la evolución de los costes y su desviación de los presupuestos definidos.
• Reducción del correctivo.
• Evaluación de las gamas correctivas para evolucionar a predictivo.
• Clasificar las causas de las averías.
• Evitar roturas de stock.
• Evaluar la calidad del material recibido y de los suministradores asociados.

Conclusiones

La implementación de un software GMAO permite a las empresas reducir los costes de gestión de las áreas técnicas de una empresa: mantenimiento, stock, compras y calidad. Permite al personal utilizar herramientas sencillas y de última generación para reducir el tiempo empleado en el reporte de trabajos, aumentando su disponibilidad y eficacia.

No obstante, hay que tener en cuenta que la implementación de una solución GMAO es un proceso complejo que lleva tiempo y que, para que culmine con éxito, debe estar arropado tanto por la dirección de mantenimiento como por la dirección general de la organización.

Una herramienta interesante para apoyar la implementación de un GMAO es la realización de un Estudio de Retorno de la Inversión o ROI, que permita conocer el tiempo en el que se amortizará el coste total del proyecto.

 

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