En este artículo analizamos cómo convencer a la dirección para implementar un GMAO, de forma que apruebe las inversiones necesarias para optimizar la gestión de mantenimiento en una empresa.
El Departamento de mantenimiento: Un Coste Necesario
Es muy habitual que la dirección de las empresas consideren al departamento de mantenimiento como un coste, un mal menor necesario para mantener la producción bajo control, asegurar la disponibilidad de los activos o evitar que las instalaciones se degraden y pierdan su funcionalidad.
Es muy raro encontrar gestores que consideren los costes de mantenimiento como una inversión que permita mantener y mejorar su actividad.
De cualquier forma, el mantenimiento es un elemento que hay que tener en cuenta a la hora de estudiar los costes de operación de una instalación.
Partiendo de esta base, ¿Cómo convencer a la dirección para implementar un GMAO?.
Cualquier optimización de procesos en una empresa debe estar apoyada por la alta dirección, y es está la que tendrá que poner los medios económicos y los recursos necesarios para conseguir una mejora estable en el tiempo.
Para que la dirección apruebe la inversión necesaria, los responsables del área de mantenimiento tendrán que presentar un proyecto en el que se especifiquen distintas alternativas, sus costes, un estudio del tiempo necesario para la recuperación de la inversión y los ahorros obtenidos a partir de ese momento.
Analizar y Medir los Procedimientos de Trabajo Actuales
El primer paso es conocer y medir las tareas que se realizan el área de mantenimiento. El análisis debe incluir:
- La estructura del departamento: número de responsables, técnicos, administrativos y otros trabajadores.
- Tareas diarias y tiempo utilizado en cada una de ellas por cada trabajador del departamento.
- Conocer el coste por hora de cada integrante del departamento.
- Definir actividades que el departamento no realiza por falta de tiempo e intentar medir el tiempo diario necesario para su realización.
- Definir actividades que consumen tiempo y que restan efectividad al equipo de mantenimiento.
- Objetivos de mejora. Requisitos, clasificados por importancia, que se deben de cumplir para reducir los costes y mejorar la gestión.
En algunos casos, los fabricantes de soluciones GMAO tendrán personal especializado para realizar este análisis, que se incluirá en proyecto de puesta en marcha del sistema de mantenimiento.
Elegir un GMAO que se adapte a nuestras necesidades
Para logar una buena gestión del departamento de mantenimiento, es necesario contar con una herramienta que controle correctamente todas las actividades.
Existen en el mercado muchos sistemas de gestión de mantenimiento, pero no todos se adaptarán a nuestras necesidades. Es imprescindible contar con una herramienta flexible, que se pueda modificar y que tenga un equipo humano capaz de recomendarnos qué hacer en cada momento.
El coste de un sistema de gestión de mantenimiento dependerá de dónde esté fabricado, de los módulos y aplicaciones de los que conste, de si existe un equipo de soporte local, del número de versiones anuales que saquen al mercado, etc.
No obstante, si queremos optimizar nuestros costes, es necesario que el GMAO se instale y configure correctamente. Es necesario tener en cuenta que la implementación de estos sistemas cuesta posiblemente más que el precio del producto elegido.
Evaluación de las Distintas Soluciones
Nosotros recomendamos que las empresas que oferten los sistemas de gestión de mantenimiento analicen la situación actual de la empresa, los puntos que pueden mejorar con su solución y den presupuestos cerrados tanto de licencias de software como de los servicios necesarios para su puesta en marcha.
Para evaluar correctamente las soluciones se debe:
- Confirmar que los distintos fabricantes están ofreciendo lo mismo. Una solución puede ser crear una tabla en la que se especifiquen, por producto, los módulos de software incluidos y en el que se desglosen los servicios de implementación.
- Comprobar que parte de los requisitos mínimos cumple cada uno de los sistemas. Las soluciones que no cumplan los requisitos mínimos deben ser descartados.
- Valorar el ahorro en tiempo que aporta cada solución en cada actividad del departamento. Por ejemplo, si ahora se tarda 15 minutos en rellenar un parte de trabajo a mano, y con el sistema ofertado A se tarda 10 minutos y con el sistema B se tarda 5 minutos, tendremos un ahorro de tiempo de 5 minutos con el sistema A y de 10 minutos con el sistema B.
- Realizar un estudio ROI de cada solución. Para ello es necesario calcular el ahorro mensual del departamento, sumando los ahorros mensuales de las tareas de cada persona, y compararlo con la inversión necesaria para implementarlo.
Este estudio nos proporcionará el tiempo necesario para recuperar el dinero invertido en cada solución y el ahorro mensual obtenido.
Presentación del Informe a la Dirección
El informe que se presente a la dirección debe contener información completa de las distintas alternativas analizadas.
Únicamente deben presentarse a la dirección las alternativas que cumplan con los requisitos mínimos definidos, y que estén aprobadas por el departamento de mantenimiento.
La dirección se centrará más en el precio y no podrá decidir correctamente si no se aporta un estudio de los ahorros mensuales aportados por cada sistema y del tiempo de recuperación de la inversión de cada sistema.
Presentar un buen informe permitirá que se agilice la toma de decisión por parte de la dirección.
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