En este artículo explicaremos qué beneficios aporta realizar una auditoría con un GMAO.
Hoy en día, los departamentos de mantenimiento de las empresas deben cumplir con distintos estándares y normativas que dependen de su ubicación y actividad, lo que exige tener un acceso sencillo, rápido y constante a la información.
Un sistema de gestión de mantenimiento o GMAO ayuda a digitalizar toda la información. Para empezar, permite la creación de un árbol de activos, que es el pilar para visualizar el alcance de sistemas a mantener en nuestra instalación. Consultando el árbol de activos se puede acceder rápidamente a los datos esenciales de cada elemento: gamas de mantenimiento, repuestos, histórico de mantenimiento, planos, etc…
Si se utiliza bien, el GMAO es la única herramienta que necesitaremos consultar durante una auditoría.
¿Qué beneficios aporta realizar una auditoría con un GMAO?
Existen muchas ventajas de utilizar un sistema de gestión de mantenimiento para cumplir con cualquier normativa . Para intentar explicarlas vamos a dividirlas en 3 fases: Preparación, Realización y Análisis Posterior.
Preparación de la Auditoría
Durante la fase de preparación podemos comparar los requisitos y exigencias de la auditoría con los datos registrados en el GMAO. De esta forma podremos añadir la información que falte y formar a nuestros equipos técnicos sobre los datos mínimos a introducir para cumplir. Algunos ejemplos de procesos a revisar serían:
- Históricos de Mantenimiento asociados a la auditoría. Es importante comprobar si nos exigen realizar ciertas gamas de mantenimiento, reportar las personas que los realizaron, los materiales utilizados, una descripción del trabajo, los tiempos de parada de producción, etc.
- Verificar el cumplimiento del personal, de forma que podamos volver a formar a los que no realizan los trabajos correctamente.
- Niveles de inventario correctos para repuestos que sean sensibles y puedan estar incluidos en una auditoría.
- Control del acceso a la información de cada uno de los usuarios. De forma que cada usuario acceda únicamente a los datos relevantes.
Otro de los puntos importantes es definir en el sistema el equipo que realizará la auditoría, el contenido de la misma y su planificación.
Realización de la Auditoría
La ventaja principal durante la auditoría es poder mostrar en un único sistema toda la información relevante.
Centralizar la información en un GMAO disminuye el tiempo de búsqueda de documentación, permite su revisión desde un único lugar y aumenta la percepción que el auditor tendrá del control de los procesos que realiza la empresa.
Además, una vez que los auditores confíen en la eficacia de nuestra herramienta, las revisiones posteriores se simplifican y su duración se reduce.
Por otra parte, son los propios auditores recomiendan la utilización de sistemas de gestión, que facilitan el acceso y el manejo de la documentación y los datos.
Análisis Posterior
En esta fase el GMAO nos ayudará a gestionar las No Conformidades descubiertas en la auditoría, y hacer su seguimiento hasta que queden corregidas: acciones, costes, trabajos de mantenimiento, etc…
Además, los informes que incluyen este tipo de sistemas nos permitirán hacer gráficas y estadísticas comparativas automáticamente, lo que reducirá el tiempo de análisis.
Auditoría con un GMAO- ¿Todos los GMAO Cumplen?
Existen multitud de GMAOs en el mercado. Es necesario estudiar en profundidad sus capacidades, para contar con una herramienta que cubra nuestras necesidades.
Para que un sistema GMAO permita integrar el mantenimiento con las auditorías es necesario que tenga un módulo de gestión de calidad.
Este módulo es capaz de crear estándares o normas con capítulos, procedimientos, no conformidades, observaciones, accidentes y situaciones de riesgo. Toda esta información debe estar integrada con el resto de los módulos del GMAO.
Necesita más información- Contáctenos