¿Cómo ha mejorado el tiempo medio entre fallos desde que pusimos el nuevo sistema de refrigeración? ¿Qué equipos o reparaciones salen de garantía el próximo semestre? Las respuestas a éstas y otras preguntas similares se pueden contestar fácilmente con un informe de mantenimiento. Hablamos de qué es un informe de mantenimiento y las consideraciones para asegurar su veracidad.

¿Qué es un informe de mantenimiento?

Un informe de mantenimiento es un documento que recoge información y hechos registrados, verificados y analizados según los criterios que aportan interés a quienes van dirigidos.

Generalmente, un informe de mantenimiento recoge los KPIs o indicadores clave sobre los que se quiere hacer un seguimiento a lo largo del tiempo, con el fin de medir unos objetivos y por tanto tomar decisiones. En base a la información de mantenimiento disponible, un informe puede asociar el mantenimiento realizado con los costes, la eficacia o la disponibilidad. También, puede detectar áreas de mejora o profundizar en los datos para responder a preguntar muy concretas.

Requisitos para asegurar la veracidad y exactitud de un informe de mantenimiento

Generar informes de mantenimiento es más que tener los registros o el histórico de mantenimiento. Vamos a considerar 4 requisitos para asegurar que los informes sean fiables y exactos.

1. Utilizar un software de mantenimiento
2. Estandarización de los datos
3. Buenas prácticas en el registro de los datos
4. Un buen diseño del informe

UNO: Utilizar un software de mantenimiento

Contar con un software de mantenimiento GMAO o CMMS como AMOS, es el primer paso para recoger la información de forma exacta. Hay varias razones por las que un software de gestión de mantenimiento garantiza la exactitud de los datos.

Registro de los datos. Un software de Mantenimiento es un repositorio de datos, donde se “fuerza” a los usuarios a guardar la información de una cierta manera. Por ejemplo, impide al usuario guardar los datos de un trabajo realizado si los campos fecha de finalización y razón del retraso no se rellenan. De esta forma, cuando se quieran obtener informes sobre causas de retraso en las acciones planificadas de mantenimiento siempre se obtendrán datos por cada registro incluido en el sistema.

Pérdida de datos. Con una adecuada política de copias de seguridad es muy improbable la pérdida de datos y en caso de incidente, es factible recuperar toda la información, incluyendo el histórico de los informes de mantenimiento generados.

Seguimiento y trazabilidad. Contrariamente al registro manual, cualquier acción de mantenimiento puede ser seguida a través del software. Es el propio GMAO el que genera automáticamente una serie de acciones de las que el usuario se desatiende y esto disminuye también la probabilidad de error. Por ejemplo, supongamos una inspección semestral de un equipo de bombeo asignado a un técnico. El técnico realiza el trabajo y cuando introduce los datos en el software, debe introducir en el software los siguientes datos:

• Fecha de realización
• Tiempo de trabajo
• Tiempo de parada, si lo hubiera
• Personal implicado
• Horas/hombre
• N. de serie del equipo sobre el que se realiza el mantenimiento
• Descripción del trabajo realizado
• Horas de funcionamiento del equipo en el momento de la inspección
• Motivo del retraso sobre la fecha planificada de inicio, si fuera el caso
• Piezas sustituidas o usadas
• Comentarios adicionales o imágenes

De forma automática, el software de mantenimiento realizará las siguientes acciones sin que intervenga el usuario

• Archivará la Orden de Trabajo
• Creará una nueva Orden de Trabajo a realizar 6 meses después de la fecha de realización guardada
• Asociará la Orden de Trabajo al histórico del equipo de bombeo
• Modificará las cantidades de inventario descontando los repuestos usados
• Actualizará las alarmas o avisos
• Generará los informes de costes, mantenimiento, previsiones, etc. con la información introducida

DOS: Estandarización de los datos

“La estandarización de datos facilita que los datos de origen sean internamente coherentes; es decir, que cada tipo de datos tenga el mismo tipo de contenido y de formato” según se indica en este artículo. Un ejemplo sencillo de estandarización de datos es cuando se obliga a guardar el Código Postal en un campo específico en el que el usuario sólo puede introducir datos que se comprueban antes de guardarse. Esto evita no sólo que el usuario pueda guardar un código postal con errores, por ejemplo con letras, si no también filtrar todas las direcciones por código postal.

Vamos a ver un .ejemplo del impacto que tiene la estandarización de los datos en los informes de mantenimiento. Supongamos que el jefe de planta quiere un informe que calcule el tiempo total empleado en mantenimiento planificado a lo largo del año. También quiere informes más específicos que contengan el tiempo de mantenimiento (planificado o no) que se ha realizado cada mes.

Supongamos también, que los técnicos al finalizar un trabajo deben rellenar el tiempo que han empleado en realizarlo. El técnico puede rellenar el campo “Tiempo de trabajo” de la forma que estime oportuna. Algunos registran horas, por ejemplo 2:05; otros registran minutos 125 y otros registran “dos horas cinco minutos”. Además, cuando el técnico registra el trabajo, puede rellenar el campo “Tipo de mantenimiento” de forma libre. Así, para un trabajo correctivo, unos técnicos rellenarán “correctivo”, otros “no planificado”, otros pondrán “avería” y otros “rotura”. Algunos lo dejarán en blanco. Estos son ejemplos de datos no estandarizados que hacen muy difícil y a veces imposible el obtener informes de mantenimiento exactos y veraces.

Para evitar problemas, estos son algunos consejos para lograr la estandarización de los datos:

• Decide sobre qué datos quieres hacer un seguimiento porque son útiles e importantes.  
• Define escalas, unidades, tipología y etiquetas. Por ejemplo si se necesita definir “gravedad”, se puede definir del 1 al 5, siendo 1 lo más grave. Otro ejemplo, el tipo de mantenimiento se etiquetará como “planificado”, “correctivo”, “predictivo” y no se permitirá al usuario dejar este dato en blanco.
• Estandariza cómo se introducen los datos y comprueba que todos los implicados son conocedores. Por ejemplo, ¿Cuándo se puede modificar un dato? ¿Quién lo puede borrar? ¿Se pueden usar abreviaciones y cuáles? ¿Qué campos son obligatorios y cuáles no?

TRES: Buenas prácticas en el registro de la información

Si las personas implicadas no tienen unas guías claras de actuación y no hay una cultura de compromiso, probablemente el registro de la información sea tan poco exacto y fiable que las conclusiones de los informes de mantenimiento no sean realistas.

Supongamos que un técnico recientemente contratado ha realizado un trabajo con un compañero con más experiencia. El recién contratado va a rellenar el informe de mantenimiento con tiempos y repuestos utilizados y pide ayuda a su compañero. La contestación puede ir por dos vías, una es “pon algo aproximado que nadie comprueba esos datos” y la otra es “sí, hay que hacerlo bien y comprobarlo”.

CUATRO: Un buen diseño

El diseño de un informe dependerá de su objetivo. Generalmente, los informes de mantenimiento incluyen los siguientes datos: organización, departamento, responsable, fecha de realización o validez, nombre del informe y tipo de informe. A partir de esa información general, el contenido del informe se diseñará conforme a qué se quiere obtener con él. A continuación, vemos los tipos de informes de mantenimiento más frecuente y los objetivos de cada uno.

Tipos más frecuentes de informes de mantenimiento y ejemplos en AMOS

Panel de alertas – Dashboard

El panel de alertas o dashboard suele ser la ventana de bienvenida en muchos CMMS o GMAO. En AMOS, el panel de alertas que se muestra en la siguiente imagen es de hecho la ventana de bienvenida donde se pueden mostrar alertas a todos los miembros del equipo de trabajo y a la vez se pueden mostrar alertas de forma personalizada.

En un panel de alertas, el objetivo es mostrar de un «vistazo» los datos críticos dependiendo del perfil del usario. Por ello, el diseño se basa en mostrar de forma clara, concisa y gráfica los datos a primera vista. Se pueden crear gráficos de tarta, barras, alertas, etc.  que muestren por ejemplo: Compras pendientes de aprobación, Ordenes de trabajo con retraso, Material de mantenimiento bajo mínimos u Horas de parada del mes por maquinaria.

Listados

Los listados se obtienen aplicando filtros dentro del software y visualizando los datos obtenidos de forma rápida. El objetivo de un listado es obtener los datos según el criterio del usuario y después presentarlos, visualizarlos o hacer cálculos de forma personal. Por eso, los datos filtrados en forma de lista suelen guardarse en otro tipo de formato, como un documento de texto o una hoja de cálculo donde se pueden tratar.

Informes por defecto

Los informes por defecto son aquellos informes que incluye la compra o el derecho de uso del software de mantenimiento. El objetivo de estos informes es suministrar un valor añadido al usuario. Están diseñados sin personalizaciones. Son informes usuales como por ejemplo Horas de Mantenimiento entre unas fechas seleccionadas, Costes de Mantenimiento por Tipo de Equipo, etc.

La imagen anterior muestra uno de los informes que incluye el software AMOS, que ofrece más de un centenar de informes por defecto.

Informes a medida

Los informes a medida se diseñan cuando se quieren obtener datos con un determinado formato de salida y de forma repetida a lo largo del tiempo. Estos informes muestran los KPIs relevantes para la organización. Los informes de mantenimiento hechos a medida se diseñan para un público objetivo específico. En la siguiente imagen se muestra un informe a medida diseñado por el cliente y hecho por el departamento técnico de Aeromarine para el software AMOS.

Los informes a medida ofrecen tendencias a lo largo del tiempo que permiten una adecuada trazabilidad y toma de decisiones.

Conclusión

Los informes exactos y veraces dan visibilidad, trazabilidad y transparencia a la gestión del mantenimiento. Un informe de mantenimiento que muestra información y hechos veraces es útil a la persona a la que se dirige.

Hemos visto los elementos que pueden para garantizar la exactitud de los informes: la estandarización de los datos, un buen diseño, buenas prácticas de registro y sobre todo el uso de un adecuado software de gestión de mantenimiento, como es el caso de AMOS.

Lo ultimo, es poner todo esto en práctica. Si te interesa más información sobre KPIs, diseño de paneles de alerta, informes hechos a medida o una demo de nuestro software de gestión AMOS, no dudes en ponerte en contacto.