Implementado un GMAO para una empresa de servicios

Hoy veremos un ejemplo de como se ha implementado un GMAO para una empresa de servicios.

La fase de implementación es fundamental para poder sacar el máximo partido a un GMAO.

Es muy importante una buena comunicación con los clientes en la toma de requisitos previa. Si no se comprende el negocio y sus necesidades desde el principio, se corre el riesgo de no configurar correctamente el GMAO, arriesgándose a que no funcione como el cliente quiere, o a que su uso sea complicado o poco intuitivo.

Por un lado, el cliente debe trasladar sus necesidades e ideas y el implementador, adaptarlo al GMAO aconsejándole en cada caso la mejor opción según su experiencia.

Es recomendable reunirse las veces que sean necesarias para pulir el concepto y que sea intuitivo de manejar, pero tenga toda la funcionalidad necesaria.

En todo caso cada implementación de GMAO es un mundo y se debe que analizar cada caso concreto.

Cuando esta claro el concepto, es el momento de recibir la información que el cliente tiene, en caso de que la haya, o si el por el contrario se empezará de cero.

Utilizando un ejemplo real para mostrar algunas de las configuraciones que se han llevado a cabo para implementar el GMAO será más fácil.

Definición de Roles:

Es importante definir que usuarios van a poder acceder a que partes del sistema.

En este caso real se definieron los siguientes tipos de usuario:

• Administrador
  • Gestiona la configuración como creación de usuarios, operarios, activos, preventivos…
• Gestor
  • Se encarga del día a día en el planner.
    • Creación de OTs
    • Resolución de ots en caso de que no sea necesario desplazamiento
    • Asignación de ots a operarios.
    • Revisión de las ots una vez realizadas.
    • Supervisión de operarios
    • Asignación de guardias
• Operario
  • Usuarios móviles
    • Reporte de trabajos.
    • Solicitud de materiales.
    • Generación de informes.

Tipos de OT:

Definir una clasificación para las OTs es importante cuando se ha Implementado un GMAO, incluso es posible mostrar u ocultar información, generar distintos informes o generar diferentes flujos en la OT dependiendo del tipo de OT.

En el ejemplo se definieron los siguientes tipos:

• Averías.
  • Llegan las incidencias o bien por correo electrónico, por teléfono las cuales son creadas por el operador. También pueden venir por un conector que conecta con una web de soporte que se llama Web Cliente.
• Retiradas de máquinas
• Nuevas instalaciones
  • Se generarán automáticamente con los preventivos introducidos.
• Producción
  • Cuando una máquina viaja a los talleres para ser reparada bien porque se vaya a instalar a otro cliente o bien porque haya sido necesario realizarlo.

Flujos:

Estos son los flujos por los que va a pasar cada OT , orden de compra etc. en su ciclo de vida. Pueden ser personalizados desde que se crea  la OT hasta que se cierra o se cancela.

1. Solicitado->Solicitudes externas desde aplicación web
2. Planificado->Las generadas por preventivo
3. Creado->Averías creadas por los técnicos
4. Asignada->Se asigna al operario
5. Aceptada->Cuando el operario la acepta
6. Cerrado OK->Se cierra correctamente
7. Cerrado no OK->Queda algo pendiente y se puede volver a asignar
8. Archivada->La OT ha terminado y pasa al ERP de contabilidad.
9. Cancelada->En toda la fase del proceso la OT podrá ser cancelada por los responsables que nosotros llamamos operadores

Activos:

Se importan todos los Activos que el cliente tiene con la configuración realizada , por ejemplo en nuestro ejemplo se clasifican en máquinas automáticas y semiautomáticas.

Preventivos:

Se deben importar o crear los preventivos para que las revisiones se generen automáticamente. Definiendo preventivos por contador, en el ejemplo de caso de éxito concreto se usan metros que la cinta de la máquina había recorrido. Es decir a 10000 metros recorridos se debe revisar la máquina. También debemos importar o crear los preventivos por frecuencia dependiendo de las necesidades de la máquina. Por años, meses, incluso días.

Checklist:

Este apartado está relacionado con el anterior ya que en general para los preventivos pero puede ser para cualquier tipo de OT, usualmente se definen comprobaciones dentro de la OT dependiendo del tipo y de la clase de máquina.

El tipo de OT Preventivo tiene una serie de valores obligatorios a tomar antes de cerrar la OT si la clase de Activo es Automática y otros distintos si es Semiautomática.

Plantillas e informes:

Tan importante es llevar un registro en el GMAO como posteriormente poder elaborar informes y partes con la información disponible. Se pueden crear e incluir tanto los informes internos como los partes para los clientes. Para el ejemplo se definió una plantilla cuando la ot estaba finalizada que generaba un parte distinto para cada tipo de OT. De esta manera la información que muestra un preventivo en el que hay que revisar la presión de las máquinas no es el mismo que tiene, por ejemplo, una incidencia en la que hay que mostrar la información que se obtiene previo al trabajo.

Se configuró un informe por técnico para ver todas las horas que realizan los operarios . Esto puede ser útil para que comprueben las horas que llevan realizadas en el mes, los KM de recorridos que llevan con el coche…

En resumen, los informes suelen ser completamente personalizados con el formato de la empresa pero también existen plantillas predefinidas.

Almacenes

Usualmente se reciben listados en Excel de los repuestos y las ubicaciones de estos. Se pueden reportar los repuestos utilizados en las OTs , controlar el stock e inventario y también el ciclo de compras. Hay clientes que deciden posponer esta parte y empezar únicamente con el mantenimiento.

Operarios:

Se importan o se crean los operarios que van a realizar el trabajo con su rol definido.

Interfaces con otros programas:

En ocasiones se requiere conectar la información del GMAO con otros programas como un ERP, un BI o tal vez un portal de incidencias que genere una avería desde una herramienta externa.

En nuestro ejemplo se realizaron las siguientes conexiones entre el GMAO y otros programas:

• Web Cliente. Recibe incidencias de clientes. Se quiere tener centralizado en un programa propio todas las incidencias que se generan. Las que están relacionadas con averías de máquinas crean un tipo de OT para que el Gestor revise si cree conveniente tratarlo o no.
• Repuestos y stocks.
  • Todos los días se suben todos los activos tanto nuevos como modificados y también una actualización de los repuestos con sus stocks. En este caso aunque en el propio GMAO puede gestionar estos apartados ellos prefirieron continuar con el programa que ya tenían y que los datos fueran actualizados en el GMAO.
• Obtención de datos de ots cerradas.
  • Sirve para obtener datos de los costes de lo operarios y gestionarlos en las nóminas y contabilidad.
• Pese a que el programa puede generar informes estadísticas y alertas. Decidieron extraer la información del GMAO para cruzarla con otros programas en un BI .

Desarrollos personalizados:

En algún caso muy infrecuente es necesario realizar algún desarrollo personalizado de la aplicación para lograr que tenga una funcionalidad muy concreta que se desee. En este caso se añadieron dos personalizaciones. Una interna y otra externa al programa:

• Una vez reportada la ot se calculan los km y el tiempo de desplazamiento del operario entre una ot y la anterior. Estos km se introducen como una línea en el mod del operario.
• Envío de correos a los cliente para ir informándoles del estado en que se encuentra la OT. En el mensaje final se le adjunta un parte con todos el trabajo realizado.

Otros datos a tener en cuenta:

Hay muchas configuraciones que son posibles en el GMAO pero no entran en ningún otro apartado.

En este caso se hicieron las siguientes configuraciones adicionales.

• Los operarios están divididos por zonas geográficas de España mediante agrupaciones y solo pueden ver las ordenes de trabajo de su zona para la auto asignación.
• Tienen su propio almacén (Furgoneta). Solo pueden utilizar estos repuestos.
• Las OTs cerradas en estado no ok generan una nueva ot a realizar para finalizar el trabajo.
• Creación de DCA (Defecto causa acción) para clasificar los errores que pueden ir surgiendo. Esto es útil a la hora de sacar estadísticas y realizar análisis ya que las averías pueden ser agrupadas y clasificadas.

Las posibilidades son bastante grandes debido a la funcionalidad del programa y su gran adaptabilidad a cada situación.

Datos antiguos:

Algunos clientes tienen datos antiguos de otros GMAO o Excel que desean migrar. Como son por ejemplo los históricos de trabajo. Una vez que está configurado el programa es hora de importar estos registros para que estén disponibles para ser consultados.

Por ejemplo, en el caso que se trata se recibieron todos los históricos de los mantenimientos en formato Excel y se decidieron importar todos los datos posteriores a 2010. Se mapean los datos antiguos con los nuevos y se importan.

Control:

Cuando se ha implementado un GMAO es recomendable llevar un seguimiento, sobre todo al principio, del correcto funcionamiento del programa para comprobar que se trabaja de manera autónoma y que todo se dispone como el cliente quiere. En caso de que lo que se pensara al principio no se vea práctico en alguno de sus aspectos se pueden realizar pequeñas modificaciones para dejar todo al gusto.

Después de la implementación:

Es muy común que una vez el programa GMAO está implementado se quieran ir añadiendo funcionalidades a lo largo del tiempo, bien porque se aplazaron en un primer momento para simplificar el arranque o bien porque se ha descubierto con el uso que alguna funcionalidad pueda ser útil para la empresa. Es importante que el GMAO sea escalable y permita estos cambios una vez se ha implementado.

En resumen, se ha visto un ejemplo bastante completo de como se ha implementado un GMAO para una empresa de servicios que suele ser un proceso imprescindible para un caso de éxito. La experiencia del equipo que se encargue de la implementación, la calidad del GMAO y la comunicación entre las partes será fundamental.

Si deseas implementar un GMAO no dudes en contactar con nosotros.