El Valor de un GMAO o CMMS

Un GMAO o CMMS no es diferente de cualquier sistema de gestión de otra área técnica. Persigue los mismos fines que un sistema de gestión financiero, que un CRM o que un sistema de gestión de compras. Estos objetivos no son otros que optimizar la gestión, aumentar la eficacia de las personas que trabajan en el área, ahorrar costes y obtener información precisa y concisa.

No obstante, la instalación de un sistema de mantenimiento muchas veces no es considerada tan prioritaria.

Hoy en día sería impensable que una empresa no tuviera un sistema financiero para controlar su contabilidad, su patrimonio, sus activos y sus pasivos. Sin embargo, en España existen muchas empresas importantes que no tienen un GMAO que ayude a los mantenedores.

GMAO o CMMS: Los motivos que frenan la implantación de este tipo de sistemas

El departamento de mantenimiento siempre ha sido considerado como un coste, un gasto que no se puede eliminar para mantener la productividad.

Esta es la razón principal por la que muchas empresas consideran que instalar un sistema de gestión en este área no es productivo. Se ve como una gasto adicional que aumenta un presupuesto que les gustaría hacer desaparecer.

Este enfoque no tiene en cuenta la relación entre el mantenimiento bien realizado y la mejora de la productividad. Tampoco considera el ahorro en costes de roturas inesperadas, ni el retraso en la solución del problema por falta de recursos.  

Por consiguiente,  consideramos que la dirección es el factor decisivo para la implantación de un GMAO o CMMS.  Es la que aporta el presupuesto necesario y las directrices que se comunican al resto de la organización. Para garantizar el éxito, es necesario que la dirección apoye sin fisuras la puesta en marcha del sistema.

El Factor Humano

Otro factor importante es el humano. El personal del área de mantenimiento está menos acostumbrado a utilizar herramientas de organización y control. En muchas fábricas de producción se siguen utilizando herramientas básicas como excel, o se tira de registros de papel para la asignación de las tareas y los registros del histórico de mantenimiento.

Para conseguir que los profesionales de mantenimiento acepten la implantación de un GMAO, la herramienta tiene que ser 100% adaptable a su forma de trabajar, permitiendo que realicen sus funciones de forma más sencilla, y ofreciendo  una funcionalidad suficientemente amplia que les permita desarrollar por completo su labor.

Es por esto que los GMAO de mayor éxito son los que consiguen facilitar el trabajo al usuario y ofrecen al mismo tiempo una funcionalidad completa.

El factor Económico

Como cualquier sistema de gestión, un GMAO que ofrezca una funcionalidad completa y que sea flexible supone un coste elevado. En el presupuesto de implementación se debe incluir, no sólo la compra del software y su contrato de mantenimiento anual, sino la particularización y configuración del mismo, la formación de los empleados, la creación del plan de mantenimiento, la generación de informes, interfaces con otros sistemas, etc.

Sobre las diversas alternativas para implantar un GMAO hablaremos en otro artículo ya que es un tema que merece una consideración personalizada.

A modo de conclusión creo que a pesar de todos estos inconvenientes, la experiencia nos dicta que la implantación de un sistema de gestión de mantenimiento tiene un retorno de la inversión rápido, reduce los costes y ayuda a organizar un área compleja, permitiendo la obtención de información a otros departamentos de la empresa y mejorando las previsiones de gastos de explotación.