En este artículo vamos a hablar de como la digitalización de la calidad puede ayudarnos a mejorar la eficiencia en esta área, reduciendo el uso de papel y optimizando el tiempo de las personas que trabajan en el departamento de calidad y seguridad de una empresa.
Hoy en día es raro la empresa que no tiene 2 o más estándares de calidad, como por ejemplo:
- ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001.
- Manual S.G.S.
- Procedimientos Generales.
Cada uno de estos estándares se componen de:
- Procedimientos.
- Procesos.
- Trabajos relacionados.
- No conformidades.
Los documentos asociados a cada estándar están vivos y sufren modificaciones con el paso del tiempo, para adaptarlos a la realidad del negocio.
Estas modificaciones originan versiones que deben ser distribuidas a los departamentos y centros de trabajo apropiados, de forma que se garantice que se dispone de la versión correcta en todo momento.
Digitalización de documentos.
La digitalización de la Calidad debe comenzar con la creación digital de los procedimientos o procesos de cada estándar. En muchas herramientas, como en nuestro GMAO AMOS, se puede importar la documentación existente en distintos formatos, como por ejemplo Word de Microsoft.
Una vez creados o importados los procedimientos, se asociará toda su información: instrucciones de trabajo, checklists, etc.
La digitalización de Documentos nos permite definir la estructura documental de una empresa y mantenerla controlada en un entorno digital que puede ser distribuido fácilmente.
Control del ciclo de vida del documento.
Para simplificar la gestión del ciclo de vida de los documentos de un estándar, es necesario implementar una herramienta que sea capaz de gestionar distintas versiones de un documento y compararlas entre sí para verificar las modificaciones.
En el caso de nuestro GMAO AMOS esto se realiza a través de un flujo de trabajo que se adapta a las necesidades de cada cliente.
Es necesario que la herramienta permita decidir que procedimientos se distribuyen a cada departamento o centro de trabajo, de forma que cada cual acceda únicamente a la información necesaria.
AMOS es capaz de realizar esta operación automáticamente.
Auditorías y registros de trabajos realizados.
Con la digitalización de la calidad se nos permite guardar operaciones en una aplicación que actualmente se almacenan en papel.
Buen ejemplo de estas operaciones son las auditorías, internas y externas, y el histórico de trabajos realizados sobre los procedimientos de calidad.
La funcionalidad de auditorías del GMAO AMOS permite definir el alcance de la auditoría, el equipo auditor, las observaciones o no conformidades encontradas, cualquier acción correctiva y costes asociados.
Guardar los trabajos realizados en una base de datos permite al usuario realizar búsquedas rápidas, obteniendo todas las intervenciones de un tipo concreto sin tener que buscar entre cientos de registros de papel.
Terminales móviles.
Tener la documentación de calidad digitalizada, permite la creación de matrices y formularios directamente en una herramienta digital, a la que se puede acceder desde distintos terminales como tabletas o smartphones.
El uso de este tipo de dispositivos con el denominado modo desconectado u «offline» permite realizar las operaciones en la ubicación en la que se encuentren los usuarios, sin tener en cuenta la cobertura de los terminales que utilizan. Los datos se sincronizan automáticamente en el momento en el que se disponga de acceso a la red.
¿Cómo empezamos?
La calidad es como cualquiera otra área de gestión. Para conseguir implementar con éxito una herramienta digital, es necesario evaluar el volumen de información, el esfuerzo y los recursos necesarios para realizarlos, y sobre todo el apoyo de la alta dirección al proyecto.
La dirección es la que debe de aportar los recursos de personal y financieros para coordinar el proyecto y conseguir que todas las partes implicadas realicen sus tareas en los plazos estipulados.
Resumen.
Implantar un software de gestión de calidad es complejo y requiere de recursos, esfuerzo y coordinación interna. Por tanto, los beneficios que se obtienen en reducción de papel, tiempos de distribución, centralización de información y mejora de costes son también muy significativos.
Es esencial involucrar a la dirección desde el inicio hasta la finalización del proyecto para garantizar su éxito.
El responsable de Calidad tiene un papel muy relevante, por tanto, debe de anticiparse a la inevitable transformación digital de la empresa, ponerla en marcha y apoyar el sistema resultante.
Rodrigo González. Si necesita información, contáctenos.